Baja y cierre de actividad ante Hacienda Costa Rica 2026
Cómo tramitar la baja o el cierre de actividad económica ante Hacienda en Costa Rica 2026: declaraciones al día, factura electrónica, saldos de IVA, RUT y errores que dejan el padrón zombi.
Nompli
Equipo Nompli
Cerrar el negocio en la calle no cierra el padrón en Hacienda
Dejar de vender, devolver el local o borrar el Instagram no da de baja tu actividad económica. Para la Dirección General de Tributación sigues siendo contribuyente hasta que el trámite de cese o de baja de obligaciones quede aplicado en el RUT y en los sistemas de ATV o TRIBU-CR. Mientras tanto, pueden seguir naciendo omisos de IVA y de renta.
Esta guía es operativa: qué ordenar antes de pedir la baja, qué no asumir sobre saldos a favor y cómo no dejar factura electrónica suelta. Confirma nombres del trámite, formularios y efectos en hacienda.go.cr. Los vocablos los define Hacienda, no tu abogado de grupo.
Actualiza o consulta el padrón: RUT tramitar y actualizar. Consulta situación tributaria. Sin foto limpia, el cese se atrasa.
Si hay un requerimiento abierto, respóndelo en su carril. Pedir baja para esconder un oficio no cierra el acto. El cese con un buzón lleno de plazos vivos es un cese de papel. Termina el oficio, declara, paga o impugna, y recién entonces pide el trámite de padrón.
Baja de actividad, cierre de establecimiento y sociedad que sigue viva
Cerrar un local no es lo mismo que cesar toda la actividad de la cédula jurídica. Una sociedad puede tener varios establecimientos. El RUT debe reflejar la realidad. No borres un renglón a mano en Excel y lo llames baja.
La persona física con actividad económica cesa su giro. La sociedad puede disolverse en el Registro y aun así quedar viva en Hacienda si nadie tramitó el cese tributario. Son pistas distintas. Esta nota no sustituye el trámite societario.
Suspensión temporal, si existiera para tu caso, no es cese definitivo. Confirma figuras y efectos en el portal. No copies el trámite de un amigo en tributación simplificada si tú estás en régimen tradicional.
El certificado de situación tributaria puede seguir mostrando omisos. Úsalo como espejo, no como magia de cierre.
Declaraciones al día: IVA y renta antes de pedir el cese
Presenta los períodos abiertos de IVA. D-104 o Formulario 150. Conciliación: FE y D-104.
Renta: D-101 y pagos parciales según tu calendario. Estima con calculadora ISR y calculadora IVA.
Omisos: sanciones Formulario 150. Paga por ATV en línea. Lee la foto en cuenta corriente.
Rectifica lo que esté mal antes del cese: rectificación. Un cese con declaraciones mentirosas es un cese frágil.
Factura electrónica: último XML, notas y certificado
Cierra notas de crédito pendientes. Cuándo emitir crédito. Anula lo que deba anularse: anular.
No dejes el certificado digital activo en un equipo de un ex socio. La autorización de FE debe alinearse con el cese cuando el procedimiento lo pida.
TICOFACTURA u otro emisor: confirma cómo desactivar o dejar de emitir. TICOFACTURA. Cómo empezar no es cómo terminar, pero el universo documental es el mismo.
Un XML emitido el día después del “cierre de Instagram” es un período más. El calendario no perdona el romanticismo.
Saldos a favor: no asumas que la baja te deposita
Si tienes crédito de IVA, decide arrastre residual, devolución general o compensación según lo permitido. La baja no es un botón de reembolso.
No mezcles con turismo ni con servicios médicos. Si exportabas servicios, cierra esa calificación en IVA exportación de servicios.
El crédito fiscal de compras de liquidación de inventario debe estar documentado. Una feria de saldos sin FE no arma crédito.
Retenciones de renta: acreditar retención sufrida en el D-101 que corresponda, no en un audio.
Paso a paso educativo (menús que se mueven)
1) Inventaria obligaciones: IVA, renta, retenciones, FE. 2) Abre cuenta corriente. 3) Presenta períodos abiertos. 4) Paga o documenta saldos. 5) Cierra XML y notas. 6) Actualiza RUT.
7) Reúne acuses. 8) Entra por dominio oficial. 9) Completa el trámite de baja o cese vigente. 10) Anota el número. 11) Verifica situación tributaria después del ciclo. 12) Archiva y guarda el certificado digital en un lugar seguro o revócalo según política.
No uses un gestor que pida tu clave. ATV recuperar clave es el flujo oficial.
Agenda en el calendario. El checklist mensual del último mes es el más importante del año. Incluye una casilla de “no emitir más FE” firmada por quien tiene el certificado. Sin esa casilla, alguien en caja cierra un saldo el sábado y reabre el padrón.
Ejemplo ilustrativo: pyme que cerró el local y siguió emitiendo tiquetes
Una tienda en Cartago dejó el local en marzo y el dueño siguió facturando saldos de inventario desde la casa. En junio pidió baja. Hacienda ve FE de abril y mayo. El cese no cuadra con los XML.
El camino limpio es declarar esos meses, pagar o arrastrar, y luego tramitar la baja con fechas coherentes. Hábitos: /para/pymes.
Si hay diferencia de IVA por notas no aplicadas, no anules en bloque. Nota de crédito.
Didáctico. Confirma tu caso.
Ejemplo ilustrativo: freelancer que se fue del país
Un diseñador se mudó y dejó de entrar a ATV. Los omisos crecieron. Un cliente pidió certificado de situación tributaria y salió sucio. La baja no se pide desde el aeropuerto sin declaraciones.
Independientes: /para/freelancers. Si facturaba al exterior, cierra exportación de servicios y facturar al extranjero con el último período. No dejes un XML de un cliente de España con fecha posterior al “ya me fui”. Ese XML reabre el mes.
Nompli no presenta D-104 ni Formulario 150 ni el trámite de baja.
TRIBU-CR puede ser el canal. Confirma avisos oficiales.
Errores que dejan el padrón zombi
Pedir baja con omisos vivos. Confundir cierre de local con cese de cédula jurídica. Seguir emitiendo FE. No actualizar el RUT. Entregar la clave a un “tramitador”.
Asumir que el saldo a favor se deposita solo. Compensar y devolver el mismo peso. Ignorar el D-101.
Bienes exentos mal clasificados en el último mes para “bajar el débito”.
No leer notificaciones: cuenta corriente.
Socio, apoderado y el usuario que se queda
Documenta quién puede pedir la baja. Un pasante con acceso total puede pulsar de más o de menos. Revoca usuarios después del cese.
Si hay varios socios, el cese tributario no sustituye el acuerdo societario. Hacienda mira la cédula jurídica, no el chat del WhatsApp de la junta.
Guarda PDF de situación tributaria anterior y posterior. Tres años después, un banco puede preguntar.
Si reabres actividad, no reutilices correlativos ni certificados a ciegas. Vuelve a autorizar FE según el procedimiento vigente.
Cómo Nompli entra (y qué no hace)
Nompli recuerda fechas y estima impuestos del último mes. No presenta D-104 ni Formulario 150 ni la baja en Hacienda.
Herramientas: calendario, checklist, calculadora IVA, calculadora ISR.
El trámite oficial es tuyo con tu contador en ATV o TRIBU-CR.
Hubs: /para/pymes y /para/freelancers. El último mes es el más caro de improvisar: inventario, FE, IVA, renta y accesos se pisan. Agenda una reunión única con contador, quien emite y quien paga, con lista de acuses sobre la mesa. Tres chats paralelos dejan un XML huérfano.
Inventario, activos y el último crédito
Liquidar inventario puede generar ventas gravadas en el último mes. Decláralas. El crédito de compras de ese mes sigue las reglas generales.
Pasar activos a la persona física del socio no es un XML informal. Pregunta el tratamiento. Esta guía no inventa el hecho imponible.
Si vendes la cartera de clientes, el servicio o la cesión pueden ser gravados. Emite FE. No “regales” la cartera en un PDF de Word.
Paga residuales. Un colón de omiso deja la foto sucia. Si vendes activo fijo, confirma el tratamiento de IVA y de renta con tu contador antes del XML. Un “regalo” a un familiar no borra el hecho. Emite, declara y luego pide la baja con fechas que coincidan con el último comprobante, no con la fiesta de despedida.
Después de la baja: verifica, no asumas
Consulta situación tributaria cuando el ciclo del trámite lo permita. Si la actividad sigue activa, el cese no aplicó.
No ignores un requerimiento posterior. El buzón puede seguir vivo un tiempo.
Guarda acuses diez años o el plazo de conservación que tu asesor indique. El disco del contador no es tu único backup.
Si el trámite se rechaza, lee el motivo. Completa declaraciones. No abras tres solicitudes paralelas del mismo cese. Un rechazo no es un insulto: suele ser un omiso, un RUT sucio o un XML posterior a la fecha que declaraste como último día. Corrige el hecho, no el adjetivo del escrito.
Planilla, accesos y lo que Hacienda no cierra por ti
El cese ante Hacienda no da de baja tus obligaciones de seguridad social ni las laborales. Si tenías empleados, el cierre de planilla es otro universo. Esta guía no cubre CCSS. Solo te recuerda no mezclar ventanillas. El último mes con salarios suele tener retenciones de renta. Decláralas. Un cese con retenciones no enteradas deja la cuenta corriente sucia aunque el IVA esté en cero.
La última renta del local puede llevar IVA si el arrendador es contribuyente. Métela en el último D-104 o Formulario 150. Marca en el checklist una línea de último XML con fecha y clave. Si alguien emite después, hay período nuevo.
Lista usuarios: ATV, TRIBU-CR, facturador, banco. Quién se queda con la clave. Un socio que se lleva el token y otro que pide la baja es un incidente. Documenta el traspaso o la revocación. Paga omisos por canal oficial: pagar en ATV.
Si usabas TICOFACTURA u otro emisor, confirma cómo quedar inactivo. No dejes tiquetes de prueba. Guarda el certificado de situación tributaria posterior al cese cuando el sistema lo permita.
Preguntas frecuentes
¿Cerrar el local basta?
No. Debes tramitar la baja o el cese ante Hacienda y alinear el RUT.
¿La baja me devuelve el IVA a favor?
No lo asumas. Es otro trámite. Devolución o compensación.
¿Puedo dejar de presentar el Formulario 150 el mes que “ya cerré”?
No, si aún tenías actividad o XML. Declara y luego cese.
¿Nompli presenta la baja?
No. Nompli no presenta D-104 ni Formulario 150 ni el cese.
¿Qué pasa si me fui del país?
Sigue habiendo obligaciones hasta el cese aplicado. Apoderado y canal oficial.
¿Dónde confirmo el formulario?
En hacienda.go.cr, ATV y TRIBU-CR.
Aviso legal
Guía educativa para Costa Rica. No sustituye las fichas de baja de obligaciones, cierre de establecimiento o cese de actividades de Hacienda ni la asesoría legal societaria.
Confirma trámites, plazos y efectos en hacienda.go.cr, ATV y TRIBU-CR. Nompli no presenta D-104 ni Formulario 150.
Disolución registral, quiebra o grupo económico requieren revisión profesional antes de pedir el cese tributario. El Registro y Hacienda no se hablan solos. Cerrar una en el papel y dejar la otra viva es el padrón zombi del que habla esta guía.
