Cómo automatizar la contabilidad de clientes que venden en Tiendanube en México

El cliente dice que te pasa las ventas de la nube y manda un export distinto al de Shopify. Las columnas cambian, Mercado Pago se queda con el dinero varios días y una parte de los pedidos se cobra contra entrega, en efectivo, fuera de cualquier pasarela. Si el despacho reutiliza la hoja de Shopify, esas ventas en efectivo desaparecen o se duplican.

El dolor es de cartera: varias tiendas, cada una con un Excel de nombre distinto, todas el mismo viernes del vencimiento. Automatizar aquí no es conectar un botón mágico. Es fijar un corte, unas carpetas y una regla para el dinero que todavía no está en el banco.

Esta guía no sirve para retenciones de marketplace. Tiendanube es la tienda del cliente. El cobro en línea, cuando existe, casi siempre pasa por Mercado Pago u otra pasarela. El comprobante fiscal sigue siendo un tema del facturador y del SAT, no del botón de pagar de la tienda.

Pide el listado de pedidos con pago acreditado en el mes. Al lado, la forma de cobro: pasarela, transferencia, meses sin intereses o contra entrega. Esa columna decide dónde vas a buscar el dinero. Sin ella, el banco nunca va a cuadrar porque una parte del mes no pasó por el banco.

Contra entrega se anota el día en que el cliente de la tienda recibió y pagó, con el soporte que haya: corte del repartidor o depósito del efectivo. Si no hay soporte, la fila queda en pendiente. No la conviertas en venta cerrada porque el panel dice entregado.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-pedidos-tiendanube, un archivo por RFC. No lo mezcles con el export de Shopify de otro cliente ni del mismo cliente si vende en las dos tiendas. Dos tiendas, dos cortes.

Mercado Pago muestra el bruto, la comisión, las retenciones que la propia pasarela aplique si el caso lo trae, y el neto que libera. Ese neto llega al banco en otra fecha. El pedido puede ser de marzo y la liberación de abril. Si registras todo en marzo porque el panel de la tienda ya lo dio por pagado, abril se queda sin el depósito y marzo se queda sin el gasto de comisión.

Meses sin intereses agregan otra fecha: el comprador paga en cuotas y la tienda puede recibir el neto en un esquema distinto al del ticket. No asumas que el total del pedido entró el día del clic. Lee la liquidación. Si no la entiendes, márcala y pregúntale al contador antes de partir el ingreso en doce meses por tu cuenta.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-mercado-pago con el CSV de movimientos y, si existe, el PDF de comisiones. El depósito bancario se concilia contra el neto liberado, no contra la suma de pedidos.

La transferencia que el comprador hace a la cuenta de la tienda no trae comisión de pasarela, pero tampoco trae número de pedido en el concepto. Sin ese número, el despacho no sabe qué venta cerró. Pídele al cliente que el concepto lleve el número de pedido, o que una hoja diaria cruce transferencia y pedido. Lo que no se cruza queda sin identificar, no se reparte a ojo entre las ventas del día.

El efectivo de contra entrega tiene el mismo problema, más el riesgo de que nunca se deposite completo. Anota lo cobrado según el repartidor y lo depositado según el banco. La diferencia no es una venta. Es faltante o pendiente, y el contador decide cómo tratarla. Esconderla dentro del ingreso es como no contarla.

Acción concreta: una hoja de cobros fuera de pasarela con pedido, fecha, monto y evidencia. Si a fin de mes hay filas sin evidencia, el paquete del cliente no está listo.

Tiendanube deja armar cupones y descuentos por producto. El total del pedido ya viene neto del cupón. Guarda igual el descuento en una columna, porque el contador puede querer ver la venta bruta y el descuento por separado. No reconstruyas el precio de lista si el export no lo trae. Usa lo que el pedido muestra y anota que el cupón ya está restado.

El reembolso sale por donde entró el dinero. Si entró por Mercado Pago, la devolución aparece en esa liquidación, a veces el mes siguiente. No la restes dos veces: una en pedidos y otra en la liquidación. Elige la fecha del reembolso como fecha de la devolución y cruza el número de pedido para no duplicar.

Acción concreta: estado del pedido en la hoja: pagado, devuelto, devuelto parcial. El parcial conserva el original y suma una línea de devolución con monto y fecha.

El banco va a mostrar menos que los pedidos, porque la comisión y los cobros en efectivo no se parecen al depósito. El puente fiscal compara pedidos netos del período contra CFDI emitidos. Si el cliente factura a público en general con el esquema que su contador confirme, la suma de esos comprobantes es la que tiene que acercarse a los pedidos, no la suma de depósitos.

Las ventas contra entrega también entran a ese puente si se consideran cobradas en el mes. Si el efectivo no tiene soporte, no las fuerces al comprobante para que el número cierre. Déjalas en la lista de abiertas.

Acción concreta: tres números en la portada del paquete: pedidos netos, CFDI del mes, depósitos bancarios. Los tres pueden ser distintos. Lo grave es no poder explicar por qué. El checklist fiscal mensual ayuda a poner ese puente junto al resto de obligaciones del RFC.

El plan de Tiendanube y las aplicaciones se cobran aparte de la comisión de Mercado Pago. Si el cargo cae en la tarjeta del dueño, el despacho igual lo quiere ver, con fecha y moneda. Un cargo en dólares se anota en dólares y en los pesos que salieron. El tipo de cambio lo confirma el contador. No lo promedies con el de los pedidos.

La guía de la paquetería es otro gasto. El envío que el comprador pagó en el checkout ya está dentro del pedido. No lo uses como si fuera la factura de Estafeta o de quien reparte. Son dos lados: ingreso por envío, si el pedido lo incluye, y costo del carrier.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-gastos-nube. Un archivo por cargo. Si falta el del plan mensual, el cierre lo dice en la portada, no lo inventa.

El despacho gana tiempo cuando todos los clientes de Tiendanube entregan el mismo paquete el mismo día. Día 2: pedidos y formas de cobro. Día 4: liquidación de Mercado Pago y depósitos. Día 6: reembolsos, efectivo y puente contra CFDI. Lo que no llegó se queda en rojo. No se completa con el saldo que muestra el administrador de la tienda.

Ese saldo mezcla pedidos abiertos, dinero retenido en la pasarela y a veces pedidos de prueba. No es una cifra contable. Tratarlo como venta del mes es el error que después obliga a rehacer dos declaraciones.

Acción concreta: una página de control por cliente con cinco casillas: pedidos, Mercado Pago, efectivo, gastos, puente CFDI. El contador recibe la página y las carpetas. La declaración la sigue firmando quien corresponda.

Tomar el saldo de Mercado Pago como si ya estuviera en el banco. Puede estar retenido, en camino o descontado por un contracargo.

Olvidar el contra entrega porque no hay pasarela. Esa venta existe si se cobró, y no existe en el banco hasta que alguien deposite el efectivo.

Restar el reembolso en el pedido y otra vez en la liquidación. La devolución es una sola.

Aplicar la plantilla de columnas de Shopify. Los nombres no coinciden y una columna vacía se lee como cero.

RFC y régimen. Export de pedidos del mes con forma de cobro. Liquidación de Mercado Pago. Hoja de transferencias y contra entrega con evidencia. Lista de reembolsos. Cargos del plan, apps y paquetería. Puente de pedidos contra CFDI, con depósitos al lado solo como conciliación de caja, no como cifra de venta.

Pregunta si los meses sin intereses se reconocen al emitir el pedido o al liberar el dinero. No partas el ingreso en cuotas sin esa respuesta. Pregunta también cómo quiere el efectivo depositado fuera de fecha.

Si el mismo cliente tiene Shopify y Tiendanube, los paquetes van separados y recién al final se suman en el puente fiscal del RFC. Sumarlos antes esconde qué tienda está coja.

No. Ese saldo puede incluir pedidos sin cobrar, dinero todavía en la pasarela y movimientos de otro mes. El ingreso del período sale de los pedidos pagados en el corte que el contador confirme, no de la cifra grande del administrador.

Se anota como pendiente hasta que haya evidencia de cobro y, si el dinero es de la empresa, del depósito. No la sumes al ingreso cerrado solo porque el pedido figura como entregado. El faltante entre lo cobrado en la calle y lo depositado se muestra aparte.

No. La liquidación explica comisión y neto. El CFDI de la venta del cliente es otro documento, emitido con el criterio de su contador y del SAT. El despacho cruza los dos. No sustituye uno por el otro.