Cómo automatizar la contabilidad de clientes que venden en Shopify en México

La búsqueda aparece cuando el cliente ya vendió y el cierre no cuadra. El panel de Shopify muestra pedidos pagados. El banco muestra un depósito distinto, días después, ya neto de comisión. Si el despacho registra la venta el día del depósito, el IVA y el ingreso del mes quedan corridos. Si registra el pedido y se olvida de la comisión, el gasto no existe y la utilidad sale inflada.

Esta guía es para la firma que quiere dejar de armar ese cruce en una hoja nueva cada mes. No explica cómo emitir un CFDI desde el mostrador. El comprobante lo emite el cliente, o su facturador, con el criterio que el contador confirme ante el SAT.

Tampoco es la guía de retenciones de Mercado Libre o Amazon. Esas plataformas retienen y entregan un comprobante de retención. Shopify, en la operación típica de México, es la tienda del cliente y el cobro pasa por una pasarela: Mercado Pago, PayPal, Stripe, Conekta u otra. El dolor es conciliar tres capas: pedido, liquidación y banco.

El primer archivo es el de pedidos con fecha de pago dentro del mes que vas a cerrar. No el de pedidos creados, porque un carrito abandonado no es venta. No el de pedidos enviados, porque el envío puede caer en otro mes. La fecha que manda para el ingreso, salvo el criterio distinto que el contador deje por escrito, es la del pago acreditado en la tienda.

Columnas mínimas: número de pedido, fecha de pago, estado, total, descuento, envío cobrado al cliente, impuestos que la tienda calculó, moneda y pasarela. Si el cliente vende en pesos y en dólares, no conviertas todavía. Deja la moneda original en la fila. Convertir con un promedio del mes es la forma rápida de pelearse con el CFDI.

Acción concreta: una carpeta por RFC y por mes, llamada AAAA-MM-pedidos. El CSV entra el día 2, no el día del vencimiento. Si el cliente no puede exportarlo solo, el despacho agenda esa exportación como tarea del cliente, con fecha, no como favor.

El pedido dice cuánto pagó el comprador. La liquidación dice cuánto soltó la pasarela y qué se quedó de comisión, contracargo o reserva. Son documentos distintos. Si solo guardas el depósito bancario, perdiste la comisión: el banco ya viene neto y el gasto nunca tuvo nombre.

Una pasarela, un archivo. Mercado Pago no se mezcla con PayPal. Cada liquidación trae fecha de liberación, bruto, comisión e impuestos de la pasarela si los hay, y neto. Ese neto es el que vas a buscar en el banco, no el total del pedido. Si hay payouts en dólares, anota el monto en USD y el monto en pesos que el banco acreditó. La diferencia de tipo de cambio se explica después, no se esconde dentro de la venta.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-liquidaciones. Nombra cada archivo con la pasarela y el rango de fechas. Si una liquidación cruza de mes, no la partas a ojo. Márcala como cruce y deja que el contador diga en qué período cae el gasto de la comisión.

Un reembolso no es una venta negativa escondida en el total. Es una fila con fecha propia. Si el pedido se pagó en marzo y se reembolsó en abril, marzo sigue teniendo la venta y abril tiene la devolución. Sumar el neto del panel y llevar un solo número al contador borra esa historia.

El descuento de un cupón reduce la base. El envío que el cliente pagó puede ser ingreso. El costo que la paquetería le cobra a la tienda es gasto, y vive en la factura del carrier, no en el pedido. Si el despacho usa el envío cobrado como si fuera el costo, el margen queda inventado.

Acción concreta: tres estados en la hoja de pedidos: pagado, reembolsado parcial, reembolsado total. El reembolso parcial anota el monto devuelto y lo que quedó. No reescribas el total original.

En México el pedido de Shopify no es el comprobante fiscal. El cliente necesita CFDI de las ventas del período, con el tratamiento que su contador confirme: factura a un RFC que la pidió, o el esquema de público en general cuando la venta es a consumidor final y la norma del mes lo permite. Esa decisión no se toma en el panel de la tienda. Se toma con el SAT y con el facturador que el cliente ya usa.

Lo que el despacho sí puede dejar listo es el puente: total de pedidos pagados del mes, en moneda original, menos reembolsos del mes, comparado contra la suma de CFDI emitidos. Si no cuadra, la diferencia tiene nombre: pedidos sin factura, facturas de otro mes, o ventas canceladas que siguen en el panel. Esa lista es el trabajo del cierre, no un misterio para el día 17.

Acción concreta: una hoja puente con tres cifras: pedidos netos del mes, CFDI del mes, diferencia. Al lado, la causa de cada diferencia mayor. El checklist fiscal mensual sirve para no olvidar ese cruce junto con el resto del cierre.

Algunas tiendas cobran en USD y la pasarela deposita pesos, o deposita dólares a una cuenta en dólares. El tipo de cambio del día del pedido, el del día del payout y el que el banco usó al convertir no tienen por qué coincidir. Si el despacho elige uno al azar, el CFDI y el banco nunca van a cerrar.

Anota tres tipos, aunque dos queden vacíos: el que trae el pedido si la tienda lo muestra, el que usó el banco en el estado de cuenta, y el que el contador indique para el comprobante. La diferencia entre el peso del banco y el peso del criterio fiscal es una partida de tipo de cambio. No la metas dentro del precio del producto.

Acción concreta: no uses un promedio mensual para todos los pedidos en dólares. Si el volumen es alto, agrupa por día de pago y deja un tipo por día, a confirmar. El calendario tributario marca el vencimiento. El tipo de cambio no se decide esa mañana.

Cuando el depósito llega neto, la tentación es registrar solo el neto como ingreso. El ingreso queda chico y el gasto de comisión desaparece. En una revisión, el faltante no tiene papel. La liquidación de la pasarela es el soporte del gasto. Si además hay un CFDI de la comisión, ese archivo vive junto a la liquidación, no en el correo del cliente.

Lo mismo con el cargo mensual de Shopify y de las apps: tema, envíos, reseñas, suscripción. Son gastos del mes en que se cobran, con su invoice. Un invoice en dólares de una app extranjera no se convierte en IVA acreditable por arte de magia. El contador dice si es deducible y cómo. El despacho solo evita que el cargo se pierda en el plástico de la tarjeta.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-gastos-tienda con la suscripción, las apps y las comisiones. Cada archivo con monto, moneda y fecha de cargo. Si el cargo es a la tarjeta personal del dueño, márcalo. No lo dejes como si hubiera salido de la cuenta de la empresa.

El despacho que atiende varias tiendas se ahoga cuando cada cliente manda un ZIP con otro nombre de columnas. El estándar es uno: mismos nombres de carpeta, mismas columnas, mismo día de corte. Shopify no se procesa con la plantilla de Tiendanube. Las columnas no coinciden y forzarlas produce ventas fantasma.

El paquete del mes cabe en una página: pedidos netos, liquidaciones por pasarela, reembolsos, comisiones, puente contra CFDI, y la lista de lo que sigue abierto. Eso es lo que el contador revisa. La determinación y la presentación siguen en el despacho.

Acción concreta: el día hábil anterior al vencimiento, el encargado de la cartera abre solo los paquetes incompletos. Un cliente sin liquidación de la pasarela no está listo, aunque el CSV de pedidos se vea bonito.

Registrar el depósito bancario como venta. El depósito es el neto. La venta es el pedido. La comisión es el puente entre los dos.

Usar la fecha de envío como fecha de ingreso. El paquete puede salir la semana siguiente. El pago ya ocurrió.

Convertir todo a pesos con el tipo de cambio de un solo día del mes. Los pedidos en dólares de otras fechas quedan mal y el CFDI no va a coincidir.

Juntar dos RFC en una misma hoja porque son del mismo dueño. El SAT no ve grupos de WhatsApp. Ve contribuyentes.

RFC, régimen y si el cliente factura a público en general, a RFC de empresas, o a los dos. Export de pedidos del mes. Liquidaciones de cada pasarela. Lista de reembolsos con fecha. Facturas de comisión y de la suscripción de la tienda, si existen. Puente de pedidos contra CFDI, con la diferencia explicada.

Pregunta concreta: en qué fecha reconoce el ingreso de esta tienda y qué tipo de cambio usa cuando el pedido viene en dólares. No llegues con el total del panel ya convertido.

Si el cliente también vende en Mercado Libre, ese canal va en otro expediente. Las retenciones de esa plataforma no se mezclan con la pasarela de Shopify. El criterio de plataformas está en otra conversación, con sus propios comprobantes de retención.

No. El depósito es lo que quedó después de comisión, reservas y, a veces, reembolsos descontados. La venta es el pedido pagado. Si usas el depósito como ingreso, omites el gasto y puedes correr la venta al mes en que el dinero llegó al banco, que no siempre es el mes del pedido.

El panel guarda pedidos. El CFDI lo emite el esquema de facturación que el cliente tenga conectado, con el criterio de su contador y del SAT. Esta guía no sustituye ese paso. Deja el puente entre pedidos y comprobantes para que el despacho vea lo que falta antes del vencimiento.

Guarda el invoice, la fecha del cargo y los pesos que salieron de la tarjeta o de la cuenta. No lo conviertas con un tipo inventado ni lo trates como IVA acreditable sin que el contador lo diga. Es un gasto de la tienda, en su carpeta, no un descuento de los pedidos.