Retención en la fuente en honorarios: guía para freelancers Colombia 2026
Te retienen en la fuente en la factura de honorarios: qué es, cuándo aplica, qué certificado pedir y cómo impacta la caja del freelancer en Colombia 2026.
Nompli
Equipo Nompli
Por qué buscas "me retienen en la fuente" en la factura
El cliente te deposita menos que el total de la factura. En el recibi aparece retención en la fuente. Las búsquedas son retención honorarios freelancer Colombia y certificado de retención DIAN.
La retención es un pago a cuenta del impuesto, practicado por el pagador cuando la norma lo obliga. No es una comisión ni un descuento comercial. Si no pides el certificado, pierdes el rastro para tu declaración y para discutir el neto.
Porcentajes, bases y UVT cambian. Esta guía es el mapa operativo. El porcentaje exacto se confirma en el certificado, en la tabla vigente y en dian.gov.co. Lecturas: certificado, tabla retención, formulario 350.
Quién te retiene y quién no
Empresas y ciertos agentes que pagan honorarios suelen retener. Un particular que te paga una sesión de coaching casi nunca. Un corporativo de la 93 con tesorería, sí, casi siempre.
Si el pagador es del exterior, en general no actúa como agente colombiano. Ahí el tema es exportación y plataformas. Facturar al exterior.
Estar en SIMPLE no significa que nadie te retenga. El tratamiento puede diferir. No pelees con tesorería con un meme: pide el fundamento y constrástalo con tu contador.
Qué tiene que decir el certificado
NIT del agente, tu NIT, período, concepto, base, porcentaje, monto retenido, fecha y número. Sin eso, el Excel del cliente no te sirve el día de la declaración.
Pídelo el mismo mes, no en mayo del año siguiente. Los administrativos rotan.
El Formulario 350 es la declaración del agente ante la DIAN, no tu certificado. Son primos, no gemelos. 350.
Impacto en caja: presupuesta el neto
Tu precio tiene que contemplar el bruto que cubre el neto que necesitas.
No gastes el bruto el día que emites. El depósito puede llegar recortado diez días después.
Anota retención aparte de ICA y de fees. Tres recortes, tres cuentas. Cuánto pagas.
Qué hacer si el monto se ve raro
Compara con facturas anteriores. Revisa si cambió tu RUT (SIMPLE, responsable de IVA). Revisa si aplicaron el concepto de un servicio que no es el tuyo.
Pide el detalle por escrito. Si hay error, el agente corrige: tú no inventes un crédito.
Tabla: retención 2026 como mapa educativo a confirmar.
Ejemplo 1: copywriter en Bogotá que factura a una agencia
Emite FE. Le acreditan menos. Pide el certificado el viernes. Archiva PDF más extracto. El mes siguiente ajusta el presupuesto.
Le escribió a administración con NIT y número de factura, no a la community manager.
La retención no paga el SIMPLE ni el ICA.
Ejemplo 2: independiente en Medellín que no computó certificados en renta
Pagó como si nadie le hubiera retenido. Al cierre tenía saldo que podría haber evitado en caja. El certificado estaba en spam.
Armó carpeta Retenciones 2026 por cliente. Cada mes, no cada abril.
Concilió FE vs certificados vs extractos.
Ejemplo 3: freelancer en Cali que pensó que la retención era un impuesto extra definitivo
Subió precios un 35% para compensar una retención mal leída. Perdió el cliente.
Aprendió a separar porcentaje de retención, renta o SIMPLE e ICA.
Errores al pelear la retención
Pedir que no te retengan porque eres freelancer sin chequear si el agente está obligado. Amenazar con no emitir. Aceptar un descuento comercial disfrazado de retención sin certificado.
Usar el certificado de otro mes o de otro NIT del grupo.
Olvidar que el agente también se equivoca a tu favor: documenta igual.
Checklist cuando te retienen
Factura emitida. Extracto con neto. Certificado. Concepto. Carpeta del mes. Ajuste de precio. Consulta si el porcentaje coincide con honorarios.
Agenda vencimientos en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual. Estimaciones educativas: calculadora IVA y calculadora ISR. No reemplazan la liquidación de tu contador ni los formularios de la DIAN.
Cómo emitir: cómo facturar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo pedir que no me retengan?
Solo si la norma te exceptúa y el agente lo admite. No es un favor.
¿La retención reemplaza tu declaración?
No.
¿Y si no me dan certificado?
Insiste por escrito. Sin PDF, el rastro está incompleto.
¿El 350 es el certificado?
No. 350 vs certificado.
¿Dónde confirmo?
Ritual con cada cliente que retiene
En el onboarding, pregunta si practican retención y a qué concepto. Incluye el bruto en la propuesta. El día del pago, cruza certificado vs depósito.
Si pagan a 60 días y retienen, tu capital de trabajo tiene que aguantar. Eso es precio, no queja.
Hub: freelancers.
Cómo leer el concepto sin pelearte con tesorería
Los agentes usan conceptos de honorarios, comisiones, servicios y otros. Un concepto de arrendamiento aplicado a un desarrollo de software es el error que más plata mueve. Pide que te confirmen el concepto en el certificado, no en el asunto del correo.
El porcentaje puede cambiar si hay un mínimo no sujeto en UVT, si eres autorretenedor, si estás en SIMPLE, o si el agente usa una tabla vieja. Por eso dos clientes te retienen distinto. No es necesariamente un capricho.
Si cambiaste de RUT a mitad de año, avisa a tesorería. El padrón se actualiza con demora.
Conserva el RUT que el agente consultó. Si consultó uno viejo, el reclamo tiene evidencia.
SIMPLE, ordinario y el mismo certificado con efectos distintos
En SIMPLE, la retención no siempre se comporta como el crédito clásico del ordinario. Igual te saca caja. Igual pide el PDF. Igual etiquétalo.
En ordinario, las retenciones se imputan en renta según el procedimiento. Perder certificados es regalar impuesto. Carpeta mensual.
No uses una retención de renta para pagar IVA, ni al revés. Tabla.
Si el agente también te retiene ICA, vas a ver dos recortes. Dos reclamos, dos fiscos.
Cómo negociar el bruto
En la propuesta, pon Honorarios X más retenciones según norma. Educar en la propuesta es más barato que el día del pago.
Si el contrato dice suma neta, alguien absorbe la retención: tú. Prefiere bruto o gross up.
Cuando el pago llega corto y no hay certificado, no entregues el siguiente hito.
Qué hacer si el certificado llega tarde o no llega
Escribe a administración con número de factura, NIT, fecha de pago y pedido expreso. Si a los diez días no está, escala.
No gastes el bruto. Trabaja con el neto. Si el certificado llega con un monto distinto al recorte del banco, esa diferencia es el siguiente correo.
Algunos agentes publican un portal de proveedores. Pide usuario el día del alta.
Si el agente dice que el 350 ya lo informó a la DIAN, igual pide tu certificado. El 350 no es tu PDF. 350 y certificado.
Autorretención, SIMPLE y el mito de que nadie te puede retener
Algunos perfiles son autorretenedores o están en SIMPLE con reglas distintas. Eso no significa que tesorería de una SAS deje de retener por default. El ERP del cliente aplica la tabla que tiene cargada. Tu trabajo es mandar el RUT y, si la norma te exceptúa, el fundamento. Sin PDF, el 11% o el porcentaje que ellos usen se queda.
Confirma en la tabla de retención como mapa educativo y en dian.gov.co el día de la operación. Esta nota no clava un porcentaje 2026 como boletín oficial.
Si eres SIMPLE, pregunta a tu contador cómo se imputa lo retenido contra el anticipo. Asumir que se pierde o asumir que se descuenta solo son dos errores simétricos.
Guarda certificados aunque el efecto no sea un crédito clásico. El día que saltes a ordinario, esa historia anual vale oro.
Mínimo no sujeto, UVT y el mes en que el cliente retiene de más
Muchos conceptos de retención tienen un piso en UVT: por debajo, el agente no debería retener. Por encima, sí. Un freelancer que emite dos FE chicas en vez de una puede estar debajo del piso cada vez, o puede estar armando un patrón raro. No diseñes FE para evadir el piso. Diseña FE para describir el hecho.
Si el cliente retiene aunque estés bajo el piso, el reclamo es con certificado y con la tabla, no con un meme. Si no retiene y debía, tu caja gana hoy y tu declaración puede deber mañana. Las dos puntas se documentan.
El UVT cambia. Un piso que memorizaste en 2024 puede estar viejo. UVT.
En el onboarding, pregunta tesorería: concepto, base, porcentaje, piso. Anótalo en la ficha del cliente. El mes 6 no es el mes para descubrir que usan servicios y no honorarios.
Cómo archivar certificados para que abril no duela
Carpeta por mes y subcarpeta por NIT del agente. Nombre de archivo 2026-08-nit-agente-factura. Si el certificado llega en un portal, descarga PDF y captura de pantalla. Los portales cambian de password en enero.
Concilia tres números: FE, extracto, certificado. Si no cuadran, el correo sale ese día. Tres meses después nadie se acuerda del desfase de 80.000 pesos.
Si el agente es un grupo económico, verifica que el NIT que retiene sea el mismo que el de la FE. Un NIT de tesorería y otro de la razón social que te contrató es el clásico de certificado huérfano.
Agenda vencimientos en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual. Estimaciones educativas: calculadora IVA y calculadora ISR. No reemplazan la liquidación de tu contador ni los formularios de la DIAN. Hub: freelancers.
Cómo Nompli te ayuda con retenciones sufridas
Centraliza los comprobantes que ya emitiste o recibiste, estima impuestos y te avisa vencimientos para que llegues a la plataforma a confirmar, no a reconstruir el mes.
Si trabajas por tu cuenta, el hub freelancers ordena hábitos de caja, documentos y calendario. Confirma siempre montos, resoluciones y pantallas en dian.gov.co.
Aviso legal
Guía educativa para freelancers en Colombia. No es asesoría fiscal ni reemplaza a tu contador. UVT, tarifas, responsabilidades del RUT y procedimientos cambian: confirma en dian.gov.co y en tu municipio si aplica ICA.
Los ejemplos en pesos son ilustrativos. No uses un número de esta nota como declaración. La DIAN
