ISS e ICMS: o que separar na nota antes do imposto

ISS 2026 e ICMS 2026 aparecem juntos na busca de quem vende produto e também presta serviço, ou de quem não tem certeza do que a nota deveria dizer. O ISS, em linhas gerais, conversa com serviço e com o município. O ICMS conversa com circulação de mercadoria e com o estado. Tratar os dois como «imposto da nota» faz o mês fechar redondo e o anexo nascer torto.

Este guia não escolhe a alíquota nem gera a guia. Seu contador confirma a regra com a prefeitura e com a Receita. A Nompli organiza o checklist, o calendário e a estimativa. Não emite a nota, não paga o DAS e não substitui o contador.

Se você já separa folha e receita para o Fator R, este texto é o primo: separar a natureza da nota antes de falar de anexo.

Antes de abrir o emissor, escreva a frase da venda. Instalação com peça, consultoria, revenda, frete. Se a frase tem dois verbos, talvez sejam duas operações. Não esconda a peça dentro do serviço para «pagar só ISS», nem o serviço dentro da mercadoria para caber no ICMS. Essa escolha não é sua de memória.

Pergunte uma vez ao contador e deixe a resposta na cabeceira da pasta, com data. A próxima venda parecida usa a mesma regra até a data mudar.

Ação concreta: três etiquetas. Serviço, mercadoria, misto por confirmar. O misto não entra na soma do imposto.

NFS-e 2026 é o caminho típico do serviço, no município. NF-e 2026 é o caminho da mercadoria. Nota fiscal eletrônica é o nome de família, não um botão único. Emitir a família errada porque o sistema abriu nela duplica trabalho e às vezes duplica imposto.

A checklist de nota fiscal eletrônica ajuda no hábito de emissão. Aqui o ponto é não somar as duas num único total antes de saber qual imposto cada uma carrega.

Ação concreta: pastas do mês com os dois nomes, mesmo que uma fique vazia. Vazio escrito é diferente de esquecido.

Serviço prestado em outra cidade pode mudar o ISS. Mercadoria que cruza estado mexe na conversa de ICMS. Não use o CEP da sua casa como atalho se o serviço aconteceu em outro lugar. Anote o município do serviço e a UF da mercadoria.

Se você não sabe, a nota fica em por confirmar. Inventar o município mais barato é o tipo de pressa que a malha entende.

Ação concreta: coluna município na NFS-e e coluna UF na NF-e. Sem essa coluna, a nota não entra na estimativa.

Quando o tomador retém IRRF, ou ISS, o depósito vem menor. São linhas diferentes. A guia de retenção de IRRF e ISS para freelancer detalha esse desencontro. Não jogue os dois descontos numa célula «impostos retidos» e siga o dia.

A retenção não apaga a nota. A nota continua na pasta certa, com o valor bruto. O líquido é do banco.

Ação concreta: bruto, ISS, ICMS, IRRF, líquido. Uma linha que não separa isso fica pendente.

Simples Nacional 2026 pode reunir tributos na guia, e ainda assim a base precisa nascer certa. Serviço e comércio mudam anexo, e o Fator R entra na conversa de alguns serviços. A peça de Fator R não substitui a separação da nota. Ela começa depois.

Se a nota mista foi emitida sem critério, não a empurre para o anexo mais barato. Marque por confirmar e deixe o contador partir.

Ação concreta: a estimativa do mês cita o total de NFS-e e o total de NF-e, não o Pix.

Cancelar uma NFS-e não cancela uma NF-e, e uma nota rejeitada não é uma nota que não existiu. Guarde o protocolo. O buraco na sequência se explica. Apagar o arquivo só empurra a dúvida para o dia da guia.

Devolução de mercadoria não se lança como desconto de serviço. Cada uma volta para a sua pasta.

Ação concreta: coluna status. Autorizada, cancelada, rejeitada. Só a autorizada entra no número do imposto.

O contador recebe o total de serviço, o total de mercadoria e a lista do que ficou misto. Não recebe o acesso da prefeitura «para ele se virar». O pacote se lê sem senha.

A Nompli pode guardar a estimativa e a data. Não emite a nota e não escolhe ISS ou ICMS.

Ação concreta: no dia útil anterior ao vencimento, leia as duas somas em voz alta. Se travar no misto, esse misto ainda não tem regra.

Certificado digital vencido não é um problema de ISS nem de ICMS. É a nota que não sai. Renove antes da semana do imposto. O e-CAC ajuda a ver pendências da Receita. Não substitui a pasta da prefeitura.

Se a NFS-e da sua cidade tem portal próprio, anote o endereço uma vez. Não procure de novo todo mês como se fosse surpresa.

E se neste mês você só prestou serviço, escreva zero em ICMS. O zero impede que alguém copie a mercadoria do mês passado.

Pense numa semana comum. Na segunda você presta um serviço e emite NFS-e no município. Na quarta vende a peça que sobrou e emite NF-e. Na sexta o cliente paga os dois com um único Pix e ainda retém IRRF do serviço. Se você lançar o Pix como uma venda só, o ISS e o ICMS nascem do valor errado. Separe no dia: valor do serviço, valor da mercadoria, desconto de retenção e líquido do banco. O líquido não é a base.

A peça que entrou no serviço não vira serviço porque foi instalada. Se a regra do seu contador manda destacar a mercadoria, a NF-e sai com o valor da peça e a NFS-e com o valor do serviço. Se a regra manda outro tratamento, ela está escrita na pasta, com data. O que não pode acontecer é decidir na hora do Pix porque o cliente pediu um desconto. Desconto é preço. Imposto segue a natureza da operação.

Município do serviço e UF da mercadoria ficam em colunas diferentes. Serviço feito em outra cidade não herda o ISS da sua sede por preguiça. Mercadoria que saiu para outro estado não entra na mesma célula. Se você não souber o município, a linha fica por confirmar e não entra na estimativa da guia. Chutar a alíquota mais baixa é o tipo de pressa que aparece depois, com multa e com a nota já autorizada.

Notas canceladas continuam na sequência. Uma NFS-e cancelada não abre espaço para transformar aquele serviço em NF-e. Você emite de novo o documento certo, se ainda for o caso, e guarda o protocolo do cancelamento. A pasta do mês mostra autorizadas, canceladas e rejeitadas. Só a autorizada soma. A rejeitada explica por que o número pulou.

No fechamento, duas somas e uma lista mista. A lista mista não entra no anexo nem no DAS por conta própria. Ela espera a frase do contador. Se a semana não teve mercadoria, o zero de ICMS fica escrito. Apagar a coluna porque «não vendeu peça» faz o mês seguinte copiar a NF-e antiga. Anote também quantas notas foram autorizadas, não só o valor, para um cancelamento não sumir da sequência. O índice do mês se lê em dois minutos: tipo de nota, quantidade e total. A Nompli pode guardar as duas somas e a data. Não emite a nota, não escolhe ISS ou ICMS e não gera a guia.

Separe hoje as notas do mês em serviço e mercadoria, e deixe o misto de fora da soma. Marque o vencimento no calendário tributário e use o checklist fiscal mensal para não estimar imposto com o Pix.