Como conciliar NF-e com apuração DAS, PIS e COFINS em 2026 (Simples e regime normal)

A Receita cruza documentos fiscais eletrônicos com PGDAS-D, SPED e DIRPF. Se o faturamento nas notas não bate com a receita declarada, nasce malha, autuação ou pedido de esclarecimento.

Conciliar não é luxo de contador grande: ME com dezenas de notas por mês já precisa de rotina mensal.

Esta guia foca o fluxo prático para o Simples e menciona o regime normal quando há PIS e COFINS não cumulativos.

Confirme procedimentos e prazos em gov.br/receitafederal. Conciliar é comparar três mundos: documentos fiscais, apuração (PIS/COFINS ou DAS) e financeiro. Se só um fecha, o risco permanece. Use a mesma competência e o mesmo critério de cancelamentos/CC-e nos três cortes.

Optantes do Simples: antes de transmitir a PGDAS-D. Lucro presumido e real: antes do SPED e da apuração federal.

Autônomos com NFS-e: antes do carnê-leão e da DIRPF. Tomadores com retenção: cruze retenção com NF e pagamento.

Se você só "fecha no feeling", a malha chega quando o volume cresce.

Defina um dono do processo: quem exporta XML, quem compara e quem libera a declaração. Automatize o que puder (export XML, pivot por CFOP/CST), mas revise exceções manualmente: devoluções, brindes, transferência entre filiais e serviços com retenção. Excecoes são onde nascem as diferenças.

Chave NF-e, data de emissão, competência, valor total, cancelamento, CFOP, destinatário, impostos destacados e retenções.

Export XML do mês, relatório de vendas do ERP e extrato do gateway de pagamento.

Inclua NFS-e municipal; muita ME esquece o serviço e só soma NF-e de produto.

Sem eventos de cancelamento e CC-e, a soma fica inflada ou incompleta. Feche com um pacote: relatório de conciliação, lista de pendências com dono e prazo, e estimativa de imposto já provisionada no caixa. Só entao transmita. Conciliar depois de pagar e remendar.

1) Baixe XML autorizados e eventos de cancelamento e CC-e. 2) Some a receita bruta por competência. 3) Separe devoluções. 4) Compare com o ERP. 5) Ajuste diferenças. 6) Valide retenções tomadas e prestadas.

7) Alimente a PGDAS-D ou o SPED. 8) Arquive o pacote "mês fechado".

Erro na etapa 4 bloqueia a etapa 7. Não transmita declaração com diferença não explicada.

Se a nota precisa de cancelamento, resolva o evento antes de fechar a apuração; veja cancelar NF-e e CC-e. Como hábito de controle interno, registre em uma planilhá do período os totais relevantes, a estimativa a pagar e as exceções abertas com responsável e prazo. Cruze esses totais com o export de documentos fiscais e com o extrato bancário antes de transmitir. Esse cruzamento evita a maioria das diferenças simples e deixa evidência se for preciso retificar. Confirme sempre alíquotas e prazos no calendário oficial do ano em curso.

RBT12 usa acumulado; o mês usa o faturamento do período. Nota cancelada após a apuração exige retificação.

Marketplace: conferir repasses versus notas emitidas. Split payment e taxas da plataforma não são sinônimo de receita bruta.

O ritual de PGDAS-D e DAS só fica seguro depois da conciliação.

Meta interna: diferença ERP versus XML igual a zero antes de gerar o DAS. Reduza dependência dé uma única pessoa: documente o passo a passo do fechamento, mantenhá acessos com substituição treinada e teste o login nos portais entre vencimentos. Continuidade operacional é parte do compliance.

Débitos por saídas, créditos por entradas elegíveis. Retenções na fonte abatem ou entram na EFD-Reinf.

No Simples, o tributo federal de consumo entra no DAS; não aplique lógica cumulativa ou não cumulativa sem ver o regime.

Cruze notas de entrada com direito a crédito e rejeite XML inválido.

Diferença de competência (emissão versus fato gerador) é clássica em serviços contínuos. Havendo dúvida material, anote a pergunta, a resposta do contabilista e a data. Não deixe o critério só em chat efêmero. Esse registro encurta auditorias e retificações.

Campos novos na NF-e entram no pacote de agosto. Abra coluna extra na planilha para códigos CBS e IBS.

Classificação isento ou alíquota zero precisa bater com o catálogo revisado.

Não misture totais de PIS/COFINS com totais de CBS/IBS na mesma célula.

Teste o emissor em homologação antes de confiar no relatório de produção. Conciliar é comparar três mundos: documentos fiscais, apuração (PIS/COFINS ou DAS) e financeiro. Se só um fecha, o risco permanece. Use a mesma competência e o mesmo critério de cancelamentos/CC-e nos três cortes.

Nota duplicada no ERP. Competência errada. Esquecer NFS-e municipal. Ignorar carta de correção.

Venda cancelada ainda no total. Contingência offline sem transmitir depois.

Gateway com chargeback sem NF-e de ajuste. Marketplace com pedido faturado duas vezes.

Corrija antes do dia 20; depois do DAS pago, o custo sobe. Automatize o que puder (export XML, pivot por CFOP/CST), mas revise exceções manualmente: devoluções, brindes, transferência entre filiais e serviços com retenção. Excecoes são onde nascem as diferenças.

ERP integrado reduz trabalho manual. Planilha funciona até cerca de 100 notas por mês com disciplina.

A Nompli ajuda com calendário, estimativa e checklist; não substitui SPED nem o portal do Simples.

Escolha uma fonte da verdade para o mês: se ERP e XML divergem, o XML autorizado manda na conciliação fiscal.

Automatize a exportação no dia 1º; não baixe XML na véspera do vencimento. Feche com um pacote: relatório de conciliação, lista de pendências com dono e prazo, e estimativa de imposto já provisionada no caixa. Só entao transmita. Conciliar depois de pagar e remendar.

XML NF-e de vendas R$ 120.000; NFS-e R$ 15.000; cancelamentos R$ 5.000; receita na PGDAS-D R$ 130.000. Diferença R$ 0 após ajuste de devolução.

Retenção tomada R$ 2.100 registrada à parte. Pacote zip arquivado com XML e planilha.

Uma nota em contingência foi regularizada no dia 3 e entrou na soma correta.

Ilustração; valide números com o contador e com os portais oficiais. Como hábito de controle interno, registre em uma planilhá do período os totais relevantes, a estimativa a pagar e as exceções abertas com responsável e prazo. Cruze esses totais com o export de documentos fiscais e com o extrato bancário antes de transmitir. Esse cruzamento evita a maioria das diferenças simples e deixa evidência se for preciso retificar. Confirme sempre alíquotas e prazos no calendário oficial do ano em curso.

1. XML completo. 2. Eventos de cancelamento e CC-e. 3. NFS-e incluída. 4. ERP atualizado. 5. Gateway conferido.

6. Retenções. 7. Competência. 8. RBT12. 9. CBS/IBS piloto. 10. PGDAS-D. 11. Arquivo do mês. 12. Revisão do contador.

Se um item falhar, não transmita. Declaração com diferença não explicada é convite à malha.

Salve o checklist preenchido na pasta do mês. Reduza dependência dé uma única pessoa: documente o passo a passo do fechamento, mantenhá acessos com substituição treinada e teste o login nos portais entre vencimentos. Continuidade operacional é parte do compliance.

E-commerce: use o relatório do marketplace e cruze com a NF-e.

A Nompli não substitui o Portal do Simples Nacional, o e-CAC, a SEFAZ nem o seu contador.

O que a Nompli faz é organizar a rotina: marcar o fechamento, estimar tributos e manter o checklist mensal à mão, guardar checklists e manter prazos e estimativas visíveis para você e o contador trabalharem com números sustentados.

Comece com checklist fiscal mensual, calendário tributário e checklist nota fiscal eletrônica. As decisões oficiais continuam nos portais do governo.

Use as ferramentas como apoio interno. O valor do DAS, a autorização da NF-e e o recibo de declaração só valem quando saem do sistema oficial. Conciliar é comparar três mundos: documentos fiscais, apuração (PIS/COFINS ou DAS) e financeiro. Se só um fecha, o risco permanece. Use a mesma competência e o mesmo critério de cancelamentos/CC-e nos três cortes.

Semanal: pendências de emissão e notas rejeitadas. Mensal: conciliação dura e declaração.

Evita maratona no dia 19. Quem só concilia no fim do mês vive de apagar incêndio.

Agosto 2026 pede ritual extra por causa dos campos CBS e IBS.

Documente o que ficou pendente para o mês seguinte; pendência invisível vira erro de apuração. Automatize o que puder (export XML, pivot por CFOP/CST), mas revise exceções manualmente: devoluções, brindes, transferência entre filiais e serviços com retenção. Excecoes são onde nascem as diferenças.

Segregação: quem emite não deve ser o único a conciliar. Log de ajustes com responsável e data.

KPI: diferença ERP versus XML com meta zero. Revise em reunião mensal.

Cadastro limpo de clientes e produtos reduz ruído na conciliação.

Backup de XML por cinco anos ou mais, conforme o prazo legal aplicável. Feche com um pacote: relatório de conciliação, lista de pendências com dono e prazo, e estimativa de imposto já provisionada no caixa. Só entao transmita. Conciliar depois de pagar e remendar.

Agende job no ERP para baixar XML e eventos todo dia 1º.

Nomeie arquivos por competência antes da conciliação manual.

Reduz erro humano em meses movimentados e em Black Friday.

Teste a restauração do backup uma vez por trimestre. Como hábito de controle interno, registre em uma planilhá do período os totais relevantes, a estimativa a pagar e as exceções abertas com responsável e prazo. Cruze esses totais com o export de documentos fiscais e com o extrato bancário antes de transmitir. Esse cruzamento evita a maioria das diferenças simples e deixa evidência se for preciso retificar. Confirme sempre alíquotas e prazos no calendário oficial do ano em curso.

Conteúdo educativo. Não substitui instruções oficiais da Receita Federal, da Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN), da SEFAZ nem orientação do seu contador.

Prazos, alíquotas, leiautes de NF-e, PGDAS-D, DEFIS e obrigações acessórias podem mudar por lei ou instrução normativa. Confirme sempre em gov.br/receitafederal e no Portal e-CAC.

A reforma do consumo (CBS e IBS) em 2026 segue cronograma de transição publicado pelo governo; use esta leitura como mapa operacional, não como parecer jurídico.

Reduza dependência dé uma única pessoa: documente o passo a passo do fechamento, mantenhá acessos com substituição treinada e teste o login nos portais entre vencimentos. Continuidade operacional é parte do compliance.