Cómo automatizar la contabilidad de clientes que venden en Tiendanube en Colombia

El cliente de Tiendanube en Colombia casi nunca cobra por un solo tubo. Está la pasarela, casi siempre Mercado Pago. Está Addi u otro crédito al comprador. Y está el contraentrega o la transferencia, que no pisan la pasarela. El despacho que solo concilia el banco ve una fracción del mes y la llama venta.

Ese es el atraso real: no la falta de un software con el logo de la tienda, sino la falta de una regla para cada tubo. Esta guía fija esa regla para la firma. No enseña a expedir la factura electrónica. Eso lo hace el proveedor tecnológico del cliente, con el contador y la DIAN.

No reutilices el paquete de Shopify. Las columnas, el peso del contraentrega y el desembolso de Addi no se parecen. Forzarlos en la misma hoja produce ceros donde había efectivo.

NIT, régimen, responsable de IVA o no, y si el mes incluye ventas a empresas que puedan practicar retefuente. Anota también si hay punto físico con datafono, porque ese dinero no está en Tiendanube y no debe colarse en este corte. El datafono es otro informe.

Si el cliente cambia de régimen o de municipio de operación, la portada del mes lo dice. La reteICA no se copia del mes pasado sin mirar. Los topes se confirman con el contador. Un artículo no fija la tarifa del municipio.

Acción concreta: sin ficha, no hay procesamiento. El export espera en una bandeja de incompletos.

Exporta pedidos pagados en el período con la forma de pago: pasarela, Addi, transferencia o contraentrega. La fecha que usas para armar el corte es la del pago, salvo que el contador haya dejado otro criterio por escrito. La fecha de entrega sirve para perseguir el efectivo, no para mover el ingreso de mes sin esa instrucción.

El IVA que muestre la tienda se trata como pista. Productos excluidos, envío y descuentos pueden estar mal configurados. El despacho no liquida el impuesto copiando esa columna.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-pedidos-nube por NIT. Si el cliente también tiene Shopify, ese export vive en otra carpeta.

Mercado Pago muestra bruto, comisión y neto, y libera en una fecha que puede ser de otro mes. El neto se busca en el banco. La comisión se guarda como gasto con ese soporte. Si hay factura electrónica de la comisión, acompaña a la liquidación.

Addi, o el aliado de crédito que use la tienda, puede desembolsar un neto distinto del total del pedido y en otra fecha. No registres el total del checkout como dinero recibido. Registra lo que el reporte de desembolso diga y deja la diferencia explicada: comisión, riesgo o plazo. Si el reporte no se entiende, no lo partes en cuotas por intuición.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-desembolsos con un archivo por aliado. El saldo que sigue adentro de la pasarela se lista como por liberar. No es caja y no es una venta extra.

El contraentrega es el tubo que el banco no explica. Anota pedido, valor cobrado según quien reparte y valor depositado. Si no cuadra, la diferencia queda en faltante o en tránsito. No la empujes al ingreso para igualar el panel.

La transferencia debe traer el número de pedido en el concepto o en una hoja de cruce diaria que lleve el cliente. Sin ese cruce, el abono bancario es un no identificado. Repartirlo entre los pedidos del día es inventar la conciliación.

Acción concreta: hoja de cobros fuera de pasarela. A fin de mes, las filas sin evidencia se cuentan en la portada. Un paquete con filas rojas no se presenta como cierre limpio.

La nota de devolución sigue al dinero. Si Mercado Pago descuenta el reembolso en la liquidación de abril, abril carga la devolución, aunque el pedido sea de marzo. Restarla también en el export de marzo la duplica.

El cupón de Tiendanube normalmente ya está neto en el total. Guarda el valor del descuento si el export lo trae. Si no lo trae, no reconstruyas el precio de lista desde la foto del producto.

Acción concreta: estado del pedido y, si hay devolución, una línea nueva con fecha y monto. El pedido original se conserva.

Compara pedidos netos del período, ya clasificados por tubo, con las facturas electrónicas del mismo período. El banco no entra a esa comparación como si fuera la venta. Entra después, como conciliación de caja: neto de pasarela más depósitos de efectivo identificado.

Las ventas a empresas con posible retefuente se listan aparte, con el soporte del comprador si ya llegó. Shopify no aplica, y Tiendanube tampoco calcula esa retención. Si el certificado no está, la fila queda pendiente. No se resta del ingreso por costumbre.

Acción concreta: tres cifras en la portada: pedidos netos, facturas electrónicas, depósitos identificados. Las tres pueden diferir. Cada diferencia tiene una frase de causa. El checklist fiscal mensual recuerda el hueco. No llena el formulario de la DIAN.

Plan de Tiendanube, comisiones, pauta si se paga desde la misma cuenta, y factura de la transportadora. Cada uno con fecha y soporte. Un cargo en dólares se anota en las dos monedas. El TRM del expediente lo confirma el contador. No uses el de un solo día para todo el mes si los cargos cayeron en fechas distintas.

El estándar de la firma: día 2 pedidos por tubo, día 4 desembolsos, día 6 efectivo y puente DIAN. Quien no entrega a tiempo queda en la lista de atrasados, con el estimado marcado incompleto. La presentación sigue en el despacho.

Acción concreta: cinco casillas: ficha de régimen, pedidos, desembolsos, efectivo, puente. Si una casilla está vacía, el mes de ese NIT no se da por cerrado.

Un mes sano no es un mes sin diferencias. Es un mes en el que cada diferencia tiene tubo. El contraentrega sin consignar está en la hoja de efectivo, no escondido en el total de pedidos. El dinero que Addi todavía no desembolsó está en por liberar, no en el banco. La comisión de Mercado Pago está en gastos, no restada en silencio de la venta. Cuando el contador abre la portada, puede decir en una frase por qué los pedidos, las facturas electrónicas y los depósitos no son el mismo número.

La firma que atiende diez tiendas gana el mes cuando el asistente repite ese párrafo con otros NIT, no cuando rediseña el Excel. El cliente nuevo entra al mismo calendario: ficha el día que se acepta, primer corte al mes siguiente, sin prometer que el panel de Tiendanube va a quedar conciliado solo. Si el cliente no puede exportar, la tarea es enseñarle el export una vez y dejarlo calendado. No es recibirle capturas de pantalla del administrador.

El estimado que se aparta, cuando el régimen lo permite, sale de los pedidos netos gravados y se etiqueta como borrador. Si el régimen simple no usa ese IVA mensual, el borrador se apaga y la portada lo dice. La DIAN recibe lo que el contador presente, con los comprobantes que el cliente emitió en su facturador.

Creer que todo el checkout pasó por Mercado Pago. El contraentrega no está ahí.

Registrar el desembolso de Addi como si fuera el total del pedido.

Sumar el datafono del local dentro del export de la tienda en línea.

Comparar facturas electrónicas contra el banco y llamar diferencia de IVA a lo que en realidad es comisión más efectivo sin depositar.

Ficha de régimen y municipio. Pedidos por tubo. Liquidaciones de Mercado Pago y de Addi. Hoja de contraentrega y transferencias. Reembolsos. Gastos del plan y de la transportadora. Puente contra factura electrónica.

Pregunta en qué fecha va el ingreso y cómo quiere el efectivo cobrado que todavía no está en el banco. Pregunta si este régimen usa el borrador de IVA o si el estimado debe decir no aplica.

Los clientes con Shopify y Tiendanube a la vez no se fusionan en un solo CSV. Se puentean al final, ya con cada tubo explicado.

No. Al banco llega el neto de la pasarela y, con suerte, el efectivo que alguien alcanzó a consignar. Faltan comisiones, dinero por liberar y contraentrega sin depositar. El IVA se discute con pedidos y facturas electrónicas. El banco concilia la caja.

No lo decidas desde el blog. El comprador puede pagar en cuotas mientras la tienda recibe un desembolso distinto. Usa el reporte del aliado. Si no cuadra con el pedido, márcalo y llévalo al contador antes de reconocer un ingreso fraccionado.

No. La tienda guarda pedidos. La factura electrónica y las declaraciones salen del sistema y del criterio del contador ante la DIAN. El despacho deja el expediente ordenado para ese trabajo. No lo sustituye.