Cómo automatizar la contabilidad de clientes que venden en Shopify en Colombia

La pregunta llega con un CSV y un apuro. El cliente vende en Shopify, cobra por Wompi, PayU, Mercado Pago o Addi, y cree que el total del panel es la base del IVA del mes. A veces está en régimen simple. A veces es responsable de IVA. A veces la tienda factura a consumidores y también a empresas que practican retefuente. Si el despacho no pregunta eso el día 1, el día del vencimiento está clasificando ventas, no cerrando.

Automatizar, para la firma, es repetir el mismo paquete en cada cliente de Shopify: pedidos del mes, liquidación de cada pasarela, reembolsos, gastos de la plataforma y puente contra factura electrónica.

No copies el cierre de México. Allá el comprobante es un CFDI y el impuesto general es otro. Acá el marco es DIAN, IVA del 19 por ciento en la tarifa general que debes confirmar, y retenciones que dependen de quién compra y de los topes. El panel de Shopify no sabe nada de eso.

Antes del export, una ficha del cliente: NIT, régimen, si es responsable de IVA, si practica o le practican retefuente, y el municipio donde puede haber reteICA. Una tienda que vende a todo el país no convierte al despacho en experto de todos los municipios. Sí obliga a no asumir que el tratamiento de Bogotá sirve para todas las filas.

Si el cliente cambió de régimen en el año, el mes del cambio se marca. No arrastres la plantilla del mes anterior en silencio. El calendario tributario sirve para ver el vencimiento según el NIT. No sustituye la lectura del régimen.

Acción concreta: la portada del paquete mensual empieza con esos datos. Si faltan, el export de Shopify no se procesa. Procesarlo a ciegas es como repetir el trabajo.

Exporta pedidos con fecha de pago dentro del mes. Columnas: número, fecha, estado, subtotal, descuento, envío, impuestos que calculó la tienda, total, moneda y pasarela. En Colombia la mayoría de estas tiendas cobra en pesos. Si aparece otra moneda, no la conviertas con el TRM de un día cualquiera. Déjala en su moneda y anota el día.

El impuesto que muestra Shopify es una pista, no la liquidación de IVA. La tienda puede estar mal configurada, mezclar productos excluidos o cobrar envío con un tratamiento distinto. El despacho compara. No obedece el panel.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-pedidos por NIT. Un cliente, un archivo. Si tiene dos tiendas, dos archivos, aunque el NIT sea el mismo.

Wompi, PayU, Mercado Pago y Addi no liberan el dinero igual. Unas retienen unos días. Otras descuentan comisión y devoluciones en el mismo payout. El depósito del banco es el neto. Si lo tomas como venta, desaparece la comisión y puede correrse el ingreso al mes del abono.

Pide el reporte de la pasarela con bruto, comisión, ajustes y neto, y la fecha de cada uno. Cruza el neto con el extracto. Lo que no aparezca en el banco y siga en la pasarela es saldo por liberar, no una venta perdida ni una venta doble.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-pasarelas. Un archivo por proveedor. Si Addi financia al comprador, no asumas que la tienda recibió el total el día del pedido. Lee el desembolso y, si la fecha no cierra, márcalo para el contador.

El reembolso lleva la fecha en que se devolvió el dinero, no la fecha del pedido original. Si cae en otro mes, ese mes tiene la devolución. Restarlo del mes de la venta para que el panel se vea limpio deja los dos períodos mal.

El cupón ya suele venir restado en el total. Consérvalo en una columna por si el contador quiere ver la base antes del descuento. El envío cobrado al comprador no es el costo de la transportadora. El costo está en la factura del operador logístico, en la carpeta de gastos.

Acción concreta: estados pagado, reembolso parcial y reembolso total. El parcial no borra el pedido. Agrega la línea de la devolución.

La venta del período, con el criterio que el contador confirme, se compara con las facturas electrónicas aceptadas por la DIAN en ese período. El banco va a ser menor por las comisiones y por el dinero que sigue en la pasarela. Usar el banco como cifra de ingresos es el error que después no tiene nota crédito que lo explique.

Si hay ventas a empresas, puede haber retefuente practicada por el comprador. Eso no sale en Shopify. Sale en el certificado o en el pago neto del cliente empresarial. Anótalo aparte. No lo conviertas en un menor valor de la venta sin soporte. Los topes y los conceptos se confirman. No se copian de un blog.

Acción concreta: hoja puente con pedidos netos, facturas electrónicas del mes y diferencia con causa. Al lado, retefuente solo si hay certificado o comprobante. El checklist fiscal mensual puede recordar ese cruce. No presenta el formulario.

La suscripción de Shopify y las apps llegan muchas veces en dólares, al plástico del dueño. Guarda el invoice, el valor en dólares, los pesos del extracto y la fecha. Si ese pago puede ser un gasto de la actividad lo dice el contador, igual que el tratamiento del IVA. Un invoice extranjero no acredita IVA colombiano por sí solo.

La comisión de la pasarela se documenta con la liquidación. Si la pasarela emite su propia factura electrónica, esa factura va en la misma carpeta. No la dejes en el correo del cliente hasta el año siguiente.

Acción concreta: carpeta AAAA-MM-gastos-tienda. Si el cargo salió de una cuenta personal, la portada lo dice. El despacho no lo reclasifica en silencio a la cuenta de la empresa.

Día 2, pedidos. Día 4, pasarelas y banco. Día 6, puente de factura electrónica y lista de reembolsos. El cliente que manda un ZIP el día del vencimiento no entra al cierre de ese ciclo. Entra a la lista de atrasados, con el estimado marcado como incompleto.

El estimado de IVA del mes puede salir de los pedidos netos gravados, como borrador. No es la declaración. Si el régimen simple cambia la forma de pagar, el borrador se etiqueta como no aplicable y se reemplaza por la pregunta al contador, no por un cálculo de IVA ordinario hecho por costumbre.

Acción concreta: cinco casillas por NIT: régimen vigente, pedidos, pasarelas, gastos, puente DIAN. La firma decide y presenta.

El caso que más tiempo come no es la tienda con un solo botón de pago. Es la que tiene Wompi para tarjeta, Mercado Pago para otro canal y una transferencia ocasional de un cliente empresarial. Si el despacho suma los tres netos y los llama venta, pierde la comisión de cada uno y no puede explicar un depósito. La fila de control es simple: fecha del payout, pasarela, bruto, comisión, neto, y el movimiento del extracto que lo recibe. Una fila que no tenga extracto sigue en la pasarela, no en el banco.

Esa fila también evita el doble conteo cuando el cliente exporta pedidos y, además, exporta el informe de pagos de Shopify, que a veces repite el mismo pedido. El pedido manda para armar la venta. El payout manda para la caja. Si los dos informes se suman, la tienda parece haber vendido el doble. Antes de sumar, cruza el número de pedido. Si el informe de pagos no trae número, no se suma: se usa solo como soporte de la comisión.

Para la firma, esta fila es la que se copia de cliente en cliente. No hace falta un desarrollo. Hace falta que el asistente no invente una columna nueva cada viernes. El día que un payout no aparece en el banco, la fila queda amarilla y el estimado de caja del mes no cuenta ese neto como disponible. El IVA, si aplica al régimen, sigue mirando pedidos y facturas, no esa fila de caja.

Tomar el IVA del panel como liquidación oficial. La configuración de la tienda se equivoca.

Registrar el payout como ingreso. El payout es neto de comisión y puede caer en otro mes.

Olvidar que una venta a empresa puede traer retefuente que Shopify no muestra.

Usar la misma plantilla de un cliente en México. El comprobante, el régimen y las pasarelas no son los mismos.

NIT, régimen y municipio. Pedidos del mes. Liquidación de cada pasarela. Extracto con los netos identificados. Reembolsos. Facturas de comisión, plan y apps. Puente contra factura electrónica. Lista de ventas a empresas con posible retención.

Pregunta con qué fecha reconoce el ingreso y si el borrador de IVA aplica a este régimen. No llegues con un solo total en pesos ya restado de comisiones.

Si el cliente también vende por Mercado Libre, ese canal tiene sus propias retenciones y no se suma al CSV de Shopify antes del puente.

No automáticamente. El panel puede incluir productos con distinto tratamiento, envío, descuentos mal configurados o pedidos que todavía no tienen factura electrónica. La base la cierra el contador con los comprobantes y la norma. El export solo es la materia prima del cruce.

Cuando la liquidación la muestre, en el período que el contador indique, con ese archivo de soporte. No la netees contra la venta para ahorrar una línea. El banco ya viene neto. La contabilidad necesita las dos patas: ingreso bruto y gasto de comisión.

No. Shopify guarda el pedido. La factura electrónica la emite el sistema que el cliente tenga habilitado ante la DIAN, con el criterio de su contador. El despacho compara los dos mundos y deja escrita la diferencia.