Cómo organizar el IVA de tus pedidos de Shopify en Nicaragua antes de declarar

Si vendes por Shopify en Nicaragua, el mes se pone raro en el mismo punto. La tienda dice una cosa y el banco dice otra. Shopify te muestra el impuesto del pedido. la pasarela o la transferencia que uses te suelta menos, porque ya se quedó la comisión. Y la DGI no quiere ni el panel ni el abono: quiere la declaración de tu régimen, con los factura que sí emitiste.

Esta guía es para ordenar ese mes antes de sentarte con tu contador. Vas a bajar los pedidos, separar el producto del envío, anotar a qué país se fue cada caja y guardar el IVA que calculó la tienda. Con eso ya se puede hablar. Sin eso, la reunión se va en adivinar.

No vas a declarar desde aquí. Tampoco vas a emitir el factura desde Shopify ni desde Nompli. El comprobante sale de tu facturador. La presentación la hace quien te toque según el régimen, casi siempre con tu contador. Lo que sí puedes dejar listo hoy es el expediente del mes.

La tarifa que la gente usa de referencia es 15%. Confírmala en el portal de la DGI antes de apartar plata. Las tasas cambian, y un blog no se entera el mismo día.

Abre un pedido pagado, uno de verdad, no el resumen del mes. Adentro deberían estar las líneas de producto, el descuento si hubo cupón, el envío que pagó el cliente, el país de destino y el impuesto que Shopify calculó. Si falta el país o el impuesto sale en cero en una venta que tú creías gravada, anótalo. No lo completes de memoria.

Eso no es un factura. Es la foto de lo que pasó en el checkout. El comprobante es otro papel, con otro número, y es el que la DGI puede cruzar. Si el pedido tiene IVA y todavía no hay comprobante, la fila no vale cero. Vale pendiente.

Tampoco es el depósito. El depósito llega después, neto, y a veces junta varios pedidos. Si empiezas por el banco, vas a declarar de menos y encima no vas a saber explicar la comisión.

Casi todo el mundo mezcla tres cosas en un solo Excel: lo que pidió el cliente, lo que cobró la pasarela y lo que se facturó. Sepáralas desde el día uno. Después se cruzan. Al revés no hay forma.

En Shopify, exporta el mes por fecha de pago. No por fecha de creación. Un carrito abandonado no es venta. Un pedido creado el 31 y pagado el 2 pertenece al mes del pago, salvo que tu contador te deje escrito otro criterio.

Imagina un mes con 36 pedidos pagados. Quédate con número de pedido, fecha, estado, moneda, subtotal, descuento, envío, impuesto de Shopify, país de destino y con qué se cobró. Si vendes en más de una moneda, no conviertas todavía.

Ponle al archivo el año y el mes, y el nombre de la tienda. El día que lo bajas es el primer día hábil después del cierre, no la víspera del vencimiento. Si lo dejas para ese día, vas a exportar con prisa y te va a faltar una columna.

Un pantallazo del total del admin no sirve. El total no dice a qué país se fue cada pedido ni cuáles se devolvieron.

En ese mes de ejemplo el subtotal de productos fue 182.000 córdobas. Los cupones restaron 4.000 córdobas. El envío que pagaron los clientes sumó 12.000 córdobas. Si juntas todo, te da 190.000 córdobas. Úsalo como borrador para no olvidar el flete. No lo trates como la base ya cerrada: tu contador tiene que decir si ese envío entra al IVA.

El cupón baja lo que pagó el cliente. No es un gasto de publicidad hasta que alguien lo reclasifique. El envío cobrado puede ser ingreso. El costo de la paquetería es la factura del que te llevó la caja, y esa factura no vive dentro del pedido. Si usas lo que cobraste de envío como si fuera lo que te costó, el margen sale inventado.

Mira también si tus precios ya traen el IVA adentro o si lo sumas encima. Ábrelo en un pedido real y escríbelo en la primera hoja del mes. Si a mitad de mes cambiaste esa configuración, parte el archivo en dos. No promedies.

El impuesto que ves es el que alguien configuró en Shopify. Puede coincidir con 15% y puede no coincidir. Compáralo con el factura de esa venta. Si no hay comprobante, la comparación queda pendiente. No ajustes la celda para que se vea pareja.

De esos 36 pedidos, 5 salieron hacia Costa Rica u otro país. El país no es un dato de adorno. Cambia la pregunta: venta de aquí, exportación, o un impuesto mal configurado en la tienda. Tú no contestas esa pregunta en el Excel. La dejas visible.

Si Shopify calculó IVA también en esos envíos al exterior, no borres el número para que el mes se vea local. Márcalo con el pedido, el total y el país. Tu contador te dice si el factura debió salir de otra forma. Si hay que corregir un comprobante, se corrige en el facturador, no pintando una celda.

Una caja que viaja a otra ciudad del mismo país sigue siendo venta local, salvo una norma distinta. Que el paquete haya tardado no la convierte en exportación.

Si el export trae ciudad y el país viene vacío, no asumas. Una ciudad de otro país con el país en blanco es un pedido incompleto. Vuelve al admin y complétalo antes de cerrar la carpeta.

La comisión de la pasarela o la transferencia que uses en el ejemplo fue 10.900 córdobas. Por eso el banco no se parece a los pedidos. Se parece a lo que quedó después de esa comisión, y a veces después de una reserva. Quien declara el depósito como si fuera la venta declara de menos y pierde el gasto de la comisión.

Una pasarela, un archivo. Si cobras por más de un medio, no los pegues. Cada liquidación trae fecha, bruto, comisión y neto. El neto lo buscas en el banco. El bruto lo buscas en los pedidos. La comisión va al gasto cuando tienes el soporte. Si solo tienes el abono, escribe que la comisión de este mes no está abierta. No la inventes para que cuadre.

Un contracargo no es lo mismo que devolver un producto. Tiene su fecha. Si no encuentras el pedido, déjalo en una hoja de pendientes. No lo restes del impuesto para forzar el cierre.

La plata que la pasarela todavía no te suelta no borra la venta. El pedido se queda en su mes. La liberación puede caer en el siguiente. Escríbelo. Te ahorra la pelea del día del vencimiento.

En el ejemplo hay 1 reembolsos, por 2.500 córdobas. Si el cliente pagó en un mes y le devolvieron en el otro, el primer mes sigue teniendo la venta y el segundo tiene la devolución. Restar todo para mostrar un solo número lindo borra esa historia.

Un pedido cancelado antes de pagarse no entra. Un pedido pagado y luego anulado sí entra, y vuelve a aparecer el día del reembolso. No borres la fila original.

Si el factura ya se emitió, no resuelvas la devolución editando el CSV. Pregúntale a tu contador qué documento usa la DGI en ese caso. Llega con el número de pedido y la fecha. Con eso alcanza para que te digan el camino.

Los reembolsos chicos son los que se pierden. Por eso van en su propia hoja aunque sean pocos.

Toma un mes normal de la tienda: 36 pedidos pagados. El subtotal fue 182.000 córdobas, los descuentos 4.000 córdobas y el envío 12.000 córdobas. El borrador, antes de que el contador diga la última palabra sobre el flete, queda en 190.000 córdobas.

Encima de eso había 5 pedidos con destino fuera del país, sobre todo Costa Rica, y 1 devoluciones por 2.500 córdobas. La pasarela se quedó 10.900 córdobas. Nada de eso se arregló cambiando el total del panel. Se arregló dejando tres listas: sin comprobante, destino exterior, y diferencia contra el banco.

Si tu régimen usa este IVA cada mes, el dinero que apartas sale de esas ventas marcadas, no del depósito. Es un estimado para no gastarte el impuesto. No es lo que vas a pagar. Lo que se paga lo cierra tu contador con la norma y con los factura. Si tu régimen no declara este impuesto mes a mes, el estimado se apaga y lo escribes en la primera hoja, para que nadie lo use por costumbre.

Cuando el mes ya está en carpetas, marca la fecha en el calendario tributario, deja un estimado en el apartado de impuestos y recorre el cierre con el checklist fiscal. Si quieres ver una sola venta, la calculadora de IVA te sirve de borrador. Nada de eso se presenta solo.

En Nicaragua el pedido de Shopify y el factura no son el mismo papel. La tienda puede calcular IVA de una forma y el facturador puede emitir otra base, sobre todo si el cliente pidió comprobante a consumidor final o si el envío se facturó aparte. Compara tres columnas: total del pedido, impuesto que mostró Shopify y comprobante emitido. Si una fila no tiene comprobante, no la pongas en cero. Márcala pendiente.

La tarifa de referencia de esta guía es 15%. No la cambies porque el destino te pareció lejos o porque el código postal se ve de otra zona. Anota el país de destino y deja la pregunta escrita para tu contador. La tasa vigente se confirma en el portal de la DGI.

Lo que te deposita la pasarela o la transferencia que uses no es la base del IVA. La comisión ya salió. Si además cobras en otra moneda, no conviertas de memoria. Deja el pedido en su moneda y el depósito en la moneda del banco. La diferencia de cambio no es impuesto.

Esta guía es para quien vende en Nicaragua, no para un despacho que cierra muchas tiendas a la vez. Un mes, un contribuyente, una carpeta. la DGI recibe la declaración de tu régimen, no el total del panel.

Una carpeta por RUC y por mes. Adentro, cuatro cosas. El export de pedidos. Las liquidaciones de la pasarela o la transferencia que uses. Los factura y la lista de pedidos que todavía no tienen. Las preguntas para tu contador.

En la primera hoja cabe esto: tu régimen, la moneda NIO, si los precios ya incluyen IVA, cuántos pedidos hubo, cuántos están sin comprobante y cuántos se fueron al exterior. Si también vendes en el local, en una feria o por transferencia que nunca pasó por Shopify, eso va en otra lista del mismo mes. No lo metas al CSV para que se vea completo.

Si no puedes bajar el archivo solo, anótalo como tarea con fecha. No dejes el mes dependiendo de un pantallazo que te manda alguien por chat.

Llega con las listas, no con el depósito. Pregúntale en qué fecha entra un pedido pagado el 30 y enviado el 2. Pregúntale si el envío que cobraste entra al IVA. Pregúntale qué hacer con los 5 destinos en Costa Rica cuando Shopify igual calculó impuesto. Pregúntale cómo documentar una devolución de 2.500 córdobas si el factura ya salió.

Pregúntale también si la comisión de la pasarela o la transferencia que uses tiene un soporte que sirva este mes, o si solo existe el neto del banco. Y si tu régimen aparta este IVA cada mes o si el estimado no aplica. La tarifa de referencia de esta guía es 15%. Pídele que te confirme la que está vigente en el portal de la DGI.

Si aparece otro cobro, una percepción o una retención, no lo sumes al impuesto de la tienda para simplificar. Ponle su nombre. Lo que no sabes nombrar se queda en la lista de preguntas.

Si conectas la tienda, Nompli ordena los pedidos que ya sincronizó: las líneas, los totales, el envío, el país de destino y el IVA que calculó Shopify. También puedes dejar un estimado, el checklist y las fechas. Eso es para no llegar en blanco. No es el factura y no es la declaración ante la DGI.

El comprobante lo sigues emitiendo en tu facturador. La presentación la hace quien corresponde, con tu contador si así trabajan. Si el número de la tienda y el del comprobante no coinciden, no hay que elegir un ganador a escondidas. Se ven los dos y se conversan.

Una diferencia con nombre se puede cerrar. Una diferencia escondida vuelve el año que viene, cuando ya nadie se acuerda del pedido.