Nómina electrónica DIAN 2026 para pymes: quién está obligado y cómo cerrar el mes

El documento soporte de pago de nómina electrónica informa a la DIAN devengos, deducciones e identificación de empleados. Es un ciclo distinto al formulario de retenciones y al pago de seguridad social, aunque los tres deben contar la misma historia.

El ángulo de lote para firmas (multi-NIT, tablero de escritorio) está en otra guía. Esta es para el empleador pyme o la persona natural que tiene 1, 5 o 40 empleados y necesita no fallar el mes.

Umbrales de obligación, plazos de transmisión y catálogo de campos: dian.gov.co. No copies un tope de trabajadores de 2021.

En términos generales, empleadores que deban facturar electrónicamente y que paguen nómina, según las resoluciones vigentes. Hay sujetos exceptuados o con fechas de entrada distintas: verifica tu NIT, no el del gremio.

Si tienes un solo empleado y ya eres facturador electrónico, no asumas que 'eso es para empresas grandes'. El tamaño emocional no borra la resolución.

RUT y responsabilidades: actualizar RUT. Alta: checklist alta fiscal.

Cada documento de nómina lleva un CUNE (equivalente conceptual al CUFE de la factura). Sin transmisión exitosa, tu planilla interna y la DIAN no coinciden.

Elige un software autorizado, define si pagas quincenal o mensual, y congela la planilla antes de transmitir. Transmitir y luego 'corregir en Excel' deja basura de eventos.

Los ajustes van con notas de ajuste de nómina electrónica, no con un silencio. El CUNE original sigue existiendo.

IBC, horas extras, auxilios y deducciones deben poder explicarse frente a PILA y frente al documento de nómina. Un recargo nocturno que está en la planilla y no en el XML es un requerimiento en cámara lenta.

La retención en la fuente por salarios se declara en el formulario de retenciones. Formulario 350 y agente de retención.

Nompli no es operador de PILA ni de nómina DIAN. El empleador transmite con su proveedor.

1) Congela novedades (ingresos, retiros, incapacidades, vacaciones). 2) Liquida en el software de nómina. 3) Paga al trabajador y seguridad social en sus plazos. 4) Genera el documento de nómina. 5) Transmite y guarda acuse y CUNE.

6) Si hay error, nota de ajuste. 7) Cruza totales con el 350 del período. 8) Archiva por empleado y por mes. 9) No reabras la planilla 'un poquito' sin dejar traza.

Certificado de firma del software: obtener o renovar certificado DIAN.

El taller paga el 15 y el 30. Si transmite un solo documento mensual, debe coincidir con cómo la resolución permite agrupar. Si transmite dos, cada quincena tiene su CUNE. Mezclar los dos diseños a mitad de año sin criterio genera duplicados o huecos.

Un empleado retirado el día 12 no puede aparecer 'todo el mes a 30 días' en el XML. Las novedades son el 80% de los errores, no la tarifa de retención.

Calendario de pagos: calendario tributario.

Pagar por transferencia mensual a la misma persona, con horario y subordinación, y llamar a eso 'prestación de servicios' no borra el riesgo laboral ni, si hay salarios, el de nómina electrónica cuando aplique.

Si de verdad es un contratista independiente obligado a FE, el soporte es su factura, no un documento de nómina. Si es empleado, es nómina. El disfraz se cae en una visita o en un proceso laboral.

Gastos y soportes: gastos deducibles renta.

Transmitir tarde. Usar cédula mal digitada. Omitir un empleado. Corregir solo el 350. No transmitir el mes de vacaciones colectivas 'porque no hubo trabajo'. Compartir el certificado del software en un grupo de WhatsApp.

También: creer que la exógena de salarios reemplaza la nómina electrónica. Son reportes distintos.

Sanciones: multas DIAN.

1. Confirmaste si estás obligado este año. 2. Software autorizado. 3. Certificado vigente. 4. Novedades congeladas. 5. Liquidación = XML. 6. Transmisión y CUNE.

7. Notas de ajuste si aplican. 8. PILA coherente. 9. Retenciones en el 350. 10. Acuses archivados. 11. Calendario del mes siguiente. 12. Un responsable nombrado (no 'el que pueda').

Si el 1 es 'creo que sí', confirma en DIAN antes de improvisar dos meses de silencio.

Nompli ordena fechas e impuestos estimados. No transmite nómina electrónica ni liquida prestaciones.

Herramientas: checklist fiscal mensual, calculadora ISR para renta de la empresa o de la persona natural empleadora.

Pymes: /para/pymes.

Ingresos, retiros, vacaciones, incapacidades, licencias y recargos cambian el documento. Si RR.HH. confirma novedades el día 29 y tesorería ya transmitió el día 28, el CUNE describe un mundo que ya no existe.

Congela una hora de corte de novedades, igual que congelas una caja. Lo que llegue después va a nota de ajuste, no a un XML 'editado en silencio'.

Los recargos nocturnos y extras deben poder explicarse con turnos. Un promedio inventado para que el XML 'se parezca' a la PILA es un requerimiento futuro.

El empleado que trabaja en dos sucursales no es dos empleados. El identificador (cédula) es uno. Duplicar personas infla costos y dispara cruces.

Sienta en la misma reunión (aunque dure 20 minutos) a quien liquida, a quien paga seguridad social y a quien transmite DIAN. Si cada uno cierra en su isla, los totales no coinciden.

El IBC y los devengos del XML deben poder reconciliarse. No tienen que ser copias literales de cada renglón si la norma distingue conceptos, pero la historia tiene que ser una.

Prestaciones (prima, cesantías, vacaciones) tienen momentos de pago y de causación. El mes en que se pagan suele ser el que más se transmite mal por 'ya lo habíamos provisionado'.

Si usas un operador de PILA distinto al software de nómina electrónica, define quién es la fuente de verdad de la planilla. Dos fuentes de verdad es cero verdad.

El personal de días o de obra debe reflejarse como lo que es. Forzar un sueldo mensual en el XML para 'que sea más fácil' choca con la realidad laboral y con la DIAN.

Aprendices y prácticas tienen reglas propias de seguridad social. Copia el tratamiento laboral al documento, no un sueldo inventado de empleado de planta.

Si un contratista independiente te factura con FE, no lo metas a nómina electrónica 'por si acaso'. Si hay subordinación, al revés: no lo escondas en FE. El disfraz duele en inspección y en cruce.

Documenta el tipo de vinculación en un maestro de personal que el software lea. El Excel paralelo se desactualiza la segunda semana.

Elige un diseño (un documento mensual o documentos por período de pago) y cúmplelo todo el año, salvo que la resolución te obligue a un esquema. Cambiar cada trimestre genera huecos y duplicados.

El 30 de mes y el vencimiento de IVA o de retenciones coinciden en estrés. Transmite nómina cuando la planilla está congelada, no a las 11 p.m. del día del 350.

Vacaciones colectivas no son 'mes sin nómina' automático. Revisa cómo se reporta el período. El silencio no es un evento.

Pon en el calendario 'certificado de firma del software' junto a 'pago de nómina'. Un token vencido el 14 de quincena es evitable.

Si liquidaste mal un recargo, la nota de ajuste corrige el documento ya transmitido. No transmitas un segundo documento 'como si el primero no existiera' sin el evento de ajuste que corresponda.

El trabajador debe poder reconocer su pago. Si el XML dice una cosa y el desprendible otra, en una queja laboral pierdes dos veces.

Los ajustes masivos de fin de año (prima, intereses a cesantías) merecen una prueba con un empleado antes del lote. Un error de mapeo se multiplica por la planta.

Archiva CUNE original, CUNE de ajuste y el cálculo interno. Tres piezas. Si falta una, el cruce con el 350 se vuelve adivinanza.

Antes de la primera quincena: confirma si ya estás obligado a nómina electrónica, elige software, emite o carga el certificado y carga la cédula bien escrita. El primer XML es el que más se rechaza por un dígito de más.

Alta en seguridad social y el documento DIAN deben nacer el mismo período de realidad laboral. Un empleado que 'empezó el 1 y se reportó el 20' deja un hueco.

Si el primer mes es incompleto, transmite el proporcional real, no un mes completo 'para que se vea bonito'.

Guarda contrato, afiliaciones y primer CUNE juntos. Esa carpeta es el onboarding fiscal del empleo, no solo el laboral.

Guía educativa. Confirma resoluciones de nómina electrónica, umbrales y plazos en dian.gov.co.

Nompli no presenta declaraciones ni transmite nómina. Ejemplos ilustrativos. Esto no es asesoría laboral.