Información exógena DIAN: playbook de cierre para pymes 2026
Playbook de cierre para preparar la información exógena ante la DIAN: roles, calendario interno, cruces de datos y carpeta indexada para tu contador, sin sustituir los formatos oficiales.
Nompli
Equipo Nompli
Qué es esta playbook de cierre (y qué no es)
La información exógena ante la DIAN es el reporte de operaciones con terceros que muchas pymes deben presentar en los formatos vigentes. No es lo mismo que la declaración de renta ni que la factura electrónica del día a día.
Esta playbook se enfoca en el cierre operativo: cómo preparar la carpeta, cruzar datos y llegar al contador sin caos. No sustituye la guía de formatos 1001/1003: si necesitas el detalle de esos formatos, usa información exógena DIAN 2026 formatos 1001 y 1003.
Aquí el objetivo es el proceso de pyme: calendario interno, responsables, fuentes de datos (banco, FE, nómina, pasarela) y checklist de calidad antes del envío.
Nompli organiza checklist, calendario y archivos. No envía XML a la DIAN, no declara por ti y no reemplaza a tu contador.
Mapa de roles antes del cierre
Define un dueño interno del cierre (tú o un admin) y un dueño técnico (contador o equipo contable). Sin nombres, el vencimiento llega y todos señalan a otro.
Lista proveedores de datos: software de facturación, banco, pasarela, nómina, Excel de gastos menores.
Acuerda fecha de corte interno al menos 10 a 15 días antes del vencimiento oficial que te aplique según NIT y calendario DIAN. Confirma fechas en dian.gov.co.
Documenta el canal de entrega: carpeta compartida con índice, no hilos de WhatsApp con 40 PDF sin nombre.
Semana -3: inventario de fuentes
Exporta el libro de ventas y compras del período reportable desde tu sistema de factura electrónica.
Baja extractos bancarios y reportes de pasarela. Conciliación temprana evita sorpresas de pagos sin soporte.
Reúne certificados de retención, contratos relevantes y listado de terceros frecuentes (NIT, razón social, dirección).
Marca terceros incompletos: sin NIT válido o con razón social distinta en cada factura. Eso rompe el XML después.
Semana -2: cruces mínimos que evitan rechazo
Cruza totales de ventas del sistema vs banco/pasarela. No busques centavo perfecto el primer día; busca huecos grandes.
Cruza proveedores repetidos: mismo NIT con nombres distintos. Unifica antes de que el formato falle.
Identifica pagos a no residentes o conceptos especiales y sepáralos para revisión del contador.
Arma una hoja de excepciones: lo que no cuadra y por qué. El contador agradece excepciones escritas, no silencio.
Semana -1: paquete listo para el contador
Entrega un índice: 01 ventas, 02 compras, 03 banco, 04 pasarela, 05 retenciones, 06 terceros dudosos, 07 excepciones.
Incluye el calendario interno con la fecha en que necesitas el visto bueno para envío.
Confirma quién generará el XML y quién lo enviará en MUISCA. Esa decisión no puede quedar oral.
Si usas varios sistemas, declara cuál es la fuente maestra del período. Dos verdades matan el cierre.
Semana 0: envío y evidencia
Tras el envío (hecho por quien corresponda), guarda acuse, número de radicado o evidencia que entregue el canal oficial.
Archiva el XML generado y la versión de los archivos fuente usados. Si hay requerimiento, necesitas reproducir.
Agenda una retrospectiva de 20 minutos: qué fuente falló y qué automatizar el próximo año.
Nompli puede ayudarte a recordar el calendario; la DIAN recibe el envío por el canal oficial con tu contador.
Ejemplo de cronograma para una pyme en Bogotá
Día 1: kickoff de roles y corte.
Día 3: exports de FE y banco.
Día 7: primera conciliación y lista de NITs rotos.
Día 12: paquete al contador.
Día 15 a 18: correcciones.
Día previo al vencimiento: envío y archivo de acuse.
Ajusta según tu dígito y calendario oficial DIAN. Esto es didáctico.
Preguntas frecuentes del cierre
¿Puedo basarme solo en el extracto bancario?
No. La exógena vive de terceros y conceptos, no solo de movimientos de caja.
¿La factura electrónica ya es la exógena?
No. Son obligaciones distintas aunque se alimenten de datos parecidos.
¿Nompli envía el XML?
No. Organiza checklist y carpeta.
¿Dónde confirmo plazos?
En dian.gov.co y con tu contador según tu NIT.
¿Qué leo si me trabo en 1001/1003?
La guía de formatos enlazada arriba.
Plantilla de índice de carpeta (cierre)
00_readme.txt con período, NIT y responsables.
01_ventas_export.csv o equivalente del sistema FE.
02_compras_export.
03_bancos_mes_a_mes.
04_pasarela_liquidaciones.
05_retenciones_certificados.
06_terceros_a_corregir.
07_excepciones.docx con huecos explicados.
08_acuse_envio (después).
Señales de que el cierre va tarde
Faltan NITs de proveedores habituales a 10 días del vencimiento.
Hay dos exports de ventas con totales distintos y nadie eligió la fuente maestra.
El contador aún no tiene acceso a la carpeta.
Nadie sabe quién pulsa enviar en MUISCA.
Si ves dos de estas señales, escala el mismo día: no esperes al último viernes.
Cómo usar Nompli en este playbook
Carga el checklist de semanas -3 a 0 y márcalo en equipo.
Adjunta la carpeta indexada y las fechas del calendario interno.
No pidas a Nompli que reemplace la validación DIAN ni la firma del contador.
Después del envío, archiva el acuse en la misma herramienta para el próximo requerimiento.
Cómo sostener el hábito mes a mes sin improvisar
Organiza una hoja simple con columnas de proveedor, monto, impuesto visible, moneda y fecha de cobro. Actualízala cada semana, no solo el día del vencimiento.
Separa alertas de precio de alertas bancarias. Son señales distintas: una viene de la plataforma, otra de la tarjeta o la cuenta.
Cuando dudes entre cancelar y mantener, calcula el costo trimestral, no solo la mensualidad. Muchas malas decisiones nacen del susto de un solo correo.
Lleva a tu contador preguntas escritas. Las orales se pierden; una lista de cinco líneas acelera la reunión.
Confirma siempre la regla en el portal oficial antes de repetir un número oído en redes. Las tasas y los procedimientos cambian.
Nompli ayuda a mantener el checklist vivo. La ejecución en el portal oficial y el criterio técnico quedan contigo y con tu contador.
Qué archivar para el próximo requerimiento o revisión
Organiza una hoja simple con columnas de proveedor, monto, impuesto visible, moneda y fecha de cobro. Actualízala cada semana, no solo el día del vencimiento.
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Lleva a tu contador preguntas escritas. Las orales se pierden; una lista de cinco líneas acelera la reunión.
Confirma siempre la regla en el portal oficial antes de repetir un número oído en redes. Las tasas y los procedimientos cambian.
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Cómo distinguir ruido de marketing de cambio real de precio
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Señales de que tu carpeta todavía no está lista
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Cómo priorizar suscripciones si el presupuesto aprieta
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Qué preguntar al soporte de la plataforma (con evidencia)
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Lleva a tu contador preguntas escritas. Las orales se pierden; una lista de cinco líneas acelera la reunión.
Confirma siempre la regla en el portal oficial antes de repetir un número oído en redes. Las tasas y los procedimientos cambian.
Nompli ayuda a mantener el checklist vivo. La ejecución en el portal oficial y el criterio técnico quedan contigo y con tu contador.
Disclaimer
Guía educativa para Colombia. No es asesoría. Formatos, plazos y validaciones cambian.
Confirma en https://www.dian.gov.co y con contador autorizado.
