Información exógena DIAN: calendario interno de 90 días 2026

La fecha oficial es el final del proceso, no la fecha para empezarlo. En información exógena hay tareas que dependen unas de otras: obtener exportaciones, depurar terceros, conciliar conceptos, resolver excepciones, generar archivos, validar y conservar el acuse. Si todo se concentra en la última semana, una corrección del maestro puede obligar a repetir cada etapa posterior.

Un horizonte de 90 días permite distribuir el trabajo según riesgo. No significa trabajar tres meses a tiempo completo, sino fijar entregables verificables y puntos de decisión. La empresa conserva la responsabilidad de sus datos, mientras el contador puede revisar excepciones con contexto en vez de recibir archivos sin explicar la víspera del vencimiento.

Calcula el cronograma hacia atrás desde la fecha que corresponda al NIT y al año gravable. Confírmala en el calendario y la resolución publicados en dian.gov.co, porque una fecha interna nunca sustituye el plazo oficial.

En la primera fase define quién coordina, quién exporta cada sistema, quién corrige maestros y quién aprueba excepciones. Publica un índice de carpeta y una convención de nombres. También identifica el año gravable, los posibles formatos y las fuentes involucradas, sin asumir que la obligación es idéntica a la del ciclo anterior.

Realiza exportaciones de prueba para comprobar que los accesos funcionan y que cada reporte contiene documento, tercero, concepto, fecha y valor suficientes. Si un proveedor de software debe crear un campo o recuperar históricos, todavía existe margen para gestionarlo.

Cierra esta fase con una reunión breve con el contador. Allí se validan alcance, responsables, fuentes y fecha de corte interno. Nompli puede registrar esos hitos en el calendario tributario, pero no determina la obligación oficial.

Congela una primera versión de los datos y ejecuta controles de integridad: períodos completos, totales contables, terceros duplicados, documentos vacíos y conceptos sin asignación. Compara compras, ventas, nómina, activos, retenciones y otras fuentes que correspondan al alcance acordado. El propósito es encontrar diferencias mientras aún pueden rastrearse.

Mantén una hoja de excepciones con descripción, impacto, evidencia, responsable, decisión y fecha. Las conversaciones pueden ocurrir por correo o chat, pero la decisión final debe quedar en esa hoja. Cada corrección del origen exige una nueva exportación identificada por versión y una repetición de los controles afectados.

Entrega al contador una versión congelada con totales de control, cambios y excepciones pendientes. Después de su revisión, genera los archivos con la herramienta autorizada para el proceso y ejecuta las validaciones técnicas. Un archivo que valida estructura todavía puede contener una clasificación equivocada, por lo que la aprobación técnica y la aprobación contable deben distinguirse.

Reserva tiempo para corregir sin sobrescribir la versión anterior. Cuando se realice la presentación, conserva el archivo enviado, el resultado del validador, la constancia o acuse y la evidencia de pago si correspondiera a otro trámite relacionado. Verifica el estado final en los canales oficiales.

Termina con una retrospectiva: qué fuente llegó tarde, qué tercero produjo más correcciones y qué control puede adelantarse al siguiente ciclo. El checklist fiscal mensual puede convertir esas mejoras en tareas recurrentes. Nompli no genera XML, no presenta, no declara y no reemplaza al contador.

Una pyme fija su vencimiento oficial como día cero. En el día 75 descubre que el sistema de nómina exporta documentos como números y altera algunos valores. Como la prueba ocurrió temprano, el proveedor corrige el reporte antes de la exportación masiva y el equipo repite el control con una versión identificada.

Otro caso: te piden el archivo de hace 14 meses. No lo reenvías. Regeneras en DIAN, comparas que el régimen no haya cambiado y archivas el nuevo con fecha. El viejo queda en una subcarpeta de histórico, no en listo para enviar.

Si el receptor rechaza el archivo, anota el motivo (ilegible, desactualizado, razón social distinta) y el siguiente intento. Esa minuta evita repetir el mismo error con el banco o con el siguiente cliente.

Nompli no genera el documento. Ordena el recordatorio y la carpeta. Confirma el trámite en DIAN.

El primer paso en el calendario interno de noventa días para información exógena es fijar el universo que se está revisando. La fuente debe abarcar las resoluciones y calendario vigentes, las exportaciones de contabilidad, nómina, facturación, activos y retenciones. Todas las exportaciones necesitan la misma fecha de corte y una etiqueta de versión. Si una fuente cubre el mes calendario y otra termina dos días antes, la diferencia debe quedar visible. Igualar totales mediante ajustes manuales elimina la pista que permitiría explicar el desfase. El equipo debe conservar el archivo original, trabajar sobre una copia y registrar filtros, columnas eliminadas y conversiones realizadas.

La unidad de análisis es cada entregable fechado, versionado y asignado a una persona antes del vencimiento oficial. Esta definición evita que el trabajo se limite a un total mensual que nadie puede reconstruir. Conviene asignar un identificador interno estable, enlazar el soporte y registrar quién revisó la línea. Los campos vacíos no se completan por intuición: se convierten en excepciones. Un control de integridad debe buscar duplicados, períodos fuera de rango, monedas inesperadas, importes negativos y documentos que cambiaron después de la primera exportación.

Antes de seguir, reconcilia el número de registros y los totales por fuente. El objetivo no es declarar todavía, sino demostrar que el universo está completo. Si aparece una brecha, anota su importe, causa probable, responsable y fecha esperada. Esta disciplina es especialmente importante porque el principal riesgo es descubrir accesos vencidos, campos ausentes, terceros incompletos o diferencias materiales cuando ya no queda tiempo para repetir exportaciones. La autoridad puede recibir un archivo técnicamente válido y aun así encontrar datos materialmente incorrectos; por eso la calidad nace en el origen.

Una conciliación útil para el calendario interno de noventa días para información exógena tiene tres columnas conceptuales: dato de origen, dato esperado y diferencia explicada. No basta con escribir revisado. La explicación debe citar el documento, movimiento o regla que permite repetir el cálculo. Empieza por partidas materiales y por excepciones de identidad, fecha o naturaleza. Después aplica pruebas de cobertura al resto del universo. El umbral interno sirve para priorizar trabajo, pero no autoriza a ocultar errores pequeños que se repiten o que afectan la identificación de una persona.

Separa diferencias temporales de diferencias sustantivas. Una fecha de liquidación posterior puede explicar que dos fuentes no coincidan al corte; un NIT distinto, un documento cancelado o una naturaleza económica incorrecta exige corregir el origen. Nunca uses una cuenta puente permanente para hacer desaparecer la brecha. Si el ajuste es contable, conserva el asiento, el soporte y la aprobación. Si depende de un tercero, guarda la solicitud y no cierres el caso solo porque hubo una respuesta verbal.

El cierre de la conciliación produce un cronograma hacia atrás, matriz de responsables, versiones congeladas, archivo validado y acuse de presentación. Ese paquete permite que el contador revise decisiones, no que repita labores de búsqueda. Incluye totales antes y después de cada corrección y conserva la versión anterior. Cuando una nueva evidencia llega después del corte, abre una versión posterior con una nota de cambio. Así puede saberse exactamente qué información conocía la empresa en cada momento.

El equipo administrativo puede recopilar y conciliar, pero no debe inventar la respuesta fiscal. La pregunta central para el contador es qué formatos aplican, qué fuentes alimentan cada uno y qué excepciones impiden congelar una versión. Formula la consulta con hechos: sujeto, fecha, monto, documento, operación y alternativa que genera duda. Una pregunta concreta recibe una respuesta reutilizable; una carpeta acompañada solo de revísala obliga al profesional a descubrir primero cuál es el problema.

Registra la respuesta en una matriz de criterios con fecha, alcance y fuente oficial consultada. No conviertas una respuesta para un caso en regla universal. Si cambia el proveedor, contrato, actividad, tipo de contribuyente o documento, revisa si el criterio sigue aplicando. Los casos con mayor posibilidad de error incluyen cambios de software, correcciones posteriores al corte, ausencias del responsable, validaciones técnicas tardías y vencimientos distintos según el último dígito. Cada uno merece una fila propia y no una nota escondida en una celda.

Las reglas y procedimientos vigentes deben confirmarse en dian.gov.co y con el contador. Una guía educativa ayuda a preparar la conversación, pero no sustituye resoluciones, leyes, fichas de trámite ni la información particular que la autoridad mantiene sobre el contribuyente. Guarda junto a la decisión la fecha de consulta, porque pantallas, catálogos, plazos y requisitos pueden modificarse.

Realiza primero una prueba de completitud: cada elemento del universo debe tener estado confirmado, pendiente o excluido con fundamento. Después ejecuta una prueba de exactitud sobre los importes más altos y una muestra de los demás. Comprueba identidad, período, moneda, subtotal, impuesto, retención o ajuste según corresponda. Por último, aplica una prueba de coherencia: los totales del detalle deben reproducir los resúmenes entregados al contador sin fórmulas ocultas ni valores pegados.

Una segunda persona debería poder seleccionar tres líneas y recorrerlas desde el origen hasta el resultado. Si necesita preguntar dónde está un archivo, el índice todavía falla. Si encuentra un dato sobreescrito sin historial, falta trazabilidad. Si la fórmula cambia entre meses, documenta por qué. La revisión independiente no exige un departamento de auditoría; puede hacerla alguien que no preparó la tabla y que siga una lista breve de comprobaciones.

No cierres una excepción porque su efecto monetario parezca bajo cuando compromete identidad, período o clasificación. Tampoco mantengas todo abierto por perfeccionismo. Define con el contador qué situaciones bloquean, cuáles pueden documentarse para seguimiento y cuáles se resolvieron. El acta de cierre debe mostrar esa decisión y la versión de los datos revisada.

Los casos especiales en el calendario interno de noventa días para información exógena no deberían mezclarse con las operaciones ordinarias. Crea vistas separadas para cambios de software, correcciones posteriores al corte, ausencias del responsable, validaciones técnicas tardías y vencimientos distintos según el último dígito. En cada caso conserva el hecho original, el documento posterior y la razón del cambio. Esta separación permite medir cuántas excepciones existen y evita que una fórmula diseñada para operaciones normales produzca una respuesta incorrecta en situaciones poco frecuentes.

Cuando detectes un error, corrige primero el sistema o maestro que lo originó siempre que el procedimiento lo permita. Después repite las exportaciones y controles afectados. Editar únicamente la tabla final hace que el error reaparezca el mes o año siguiente. La bitácora debe indicar dato anterior, dato corregido, soporte, aprobador y fecha. Si la corrección requiere un trámite oficial, no anticipes el resultado en documentos comerciales antes de obtener confirmación.

Una corrección posterior a una entrega necesita control de versiones. Nombra la nueva versión, describe el impacto y avisa a todas las personas que usan el dato. No borres el archivo anterior ni lo dejes junto a la versión vigente sin señalización. Esta práctica evita que ventas, tesorería, contabilidad y el contador trabajen con historias distintas.

Convierte el calendario interno de noventa días para información exógena en una secuencia con responsables. La primera fecha corresponde a recopilar fuentes; la segunda, a conciliar; la tercera, a resolver excepciones; la cuarta, a revisar con el contador; la última, a realizar el trámite que corresponda por el canal autorizado. Calcula las fechas hacia atrás desde el vencimiento o necesidad comercial y deja margen para caídas de sistemas, documentos tardíos y correcciones.

Usa una matriz simple de responsable, aprobador y persona informada. Quien recopila archivos no necesariamente decide el criterio, y quien aprueba no debería enterarse de una excepción el último día. Si una tarea depende de credenciales, verifica acceso con anticipación y evita compartir contraseñas por correo o mensajería. Define un reemplazo para los pasos críticos y conserva instrucciones suficientes para que la ausencia de una persona no detenga el proceso.

El calendario interno no modifica el calendario oficial de DIAN. Debe revisarse contra dian.gov.co y actualizarse cuando cambie el perfil u obligación. Una tarea vencida no se marca como completa para limpiar el tablero: se registra la causa, se escala y se establece una nueva acción. La retrospectiva del cierre debe convertir retrasos repetidos en controles preventivos.

La carpeta de el calendario interno de noventa días para información exógena debe abrir con un índice, no con cientos de documentos. Incluye período, contribuyente, NIT, fuentes, fecha de corte, versión vigente y estado general. Ordena después originales, archivos de trabajo, conciliaciones, decisiones, entregables y acuses. Los documentos sensibles requieren permisos limitados y un medio de envío adecuado; la comodidad de un chat no justifica exponer información fiscal o bancaria.

Los nombres de archivo deben permitir reconocer período, tipo, contraparte y fecha sin abrirlos. Mantén los originales sin edición y guarda transformaciones en otra ubicación. Un respaldo debe estar disponible fuera del equipo de una sola persona. Prueba periódicamente que los enlaces funcionan y que los formatos pueden abrirse. Conservar una captura puede ayudar a documentar un error, pero no sustituye el archivo oficial o el reporte completo.

Al terminar, archiva el resultado oficial y su evidencia de recepción cuando exista. No asumas que presionar enviar completa el proceso. Verifica el estado por el canal de DIAN, conserva folio o acuse y registra cualquier seguimiento. La política de conservación debe acordarse con el contador según la obligación aplicable, sin eliminar documentos solo porque terminó el mes.

Nompli puede organizar las tareas de el calendario interno de noventa días para información exógena, recordar cortes en el calendario, mantener un checklist común y mostrar estimados educativos para planear caja. También puede ayudar a que los pendientes tengan responsable y fecha. Su función termina en la organización: no consulta ni modifica registros oficiales, no valida documentos ante DIAN, no emite facturación electrónica, no presenta declaraciones y no sustituye al contador.

Usa el calendario tributario para recordar fechas que después confirmarás oficialmente y el checklist fiscal mensual para sostener la rutina. Si trabajas con un estimado, etiquétalo claramente y no lo conviertas en una liquidación definitiva. El contador determina el criterio y la persona autorizada realiza cualquier presentación o corrección ante la autoridad.

El calendario oficial manda. Confirma en dian.gov.co.

Nompli recuerda fechas educativas; no presenta.