Impuestos al subcontratar otro freelancer en Panamá 2026

Creces en Ciudad de Panamá o remoto desde Panamá, el inbox no cabe y contratas a un VA, diseñador o developer por fuera. La pregunta real no es solo “cuánto le pago”: es cómo facturan entre ustedes, quién retiene, qué factura electrónica pedís y cómo no ensuciar tu expediente ante DGI.

Googleas subcontratar freelancer impuestos, impuestos al contratar VA, passthrough de honorarios o contratar otro freelancer porque el cliente grande te pide un solo RUC y tú quieres seguir siendo persona física. Esta guía de Panamá ordena el circuito operativo sin inventar alícuotas.

Nompli organiza comprobantes, checklist y calendario; no emite factura electrónica oficial ni presenta ante DGI. Hub: freelancers. Confirma siempre en https://dgi.gob.pa.

No confundas esto con nómina: si hay subordinación, horario y herramientas del “empleador”, puede ser laboral. Acá hablamos de honorarios entre independientes documentados en Panamá.

Freelancers en Panamá que delegan parte del entregable a otro independiente, studios de una o dos personas, y creadores que pagan editores o community por factura.

No es la guía de una agencia con 20 empleados en planilla, ni de un marketplace que solo intermedia pagos. Si ya tienes sociedad y tesorería, el mapa sirve pero los formularios ante DGI cambian.

Tampoco autoriza “prestar” tu RUC para que otro cobre. Eso no es subcontratación; es un relato que no aguanta cruce en Panamá.

Modelo A: tú facturas 100% al cliente con tu factura electrónica y el subcontratista te factura a ti. Tú eres el prestador frente al cliente; el costo del VA es tu gasto (con soporte válido ante DGI).

Modelo B: el cliente paga a cada uno por separado. Más limpio si el cliente acepta dos facturas; más fricción comercial en Ciudad de Panamá.

Modelo C: “passthrough” informal (el cliente te paga y tú le pasas plata al otro sin factura electrónica). Es el modelo que más duele en revisión en Panamá. Evítalo.

Elige el modelo antes de firmar el brief. Cambiar a mitad de sprint ensucia caja, comprobantes y retenciones de ISR/ITBMS.

ID fiscal vigente (RUC), régimen, constancia/opinión si Panamá la usa, y capacidad de emitir el factura electrónica correcto. Sin eso, no hay gasto defendible ante DGI.

Contrato o SOW corto: alcance, plazo, confidencialidad, quién es dueño del deliverable, y que es independiente. Un chat de WhatsApp no es expediente en Panamá.

Datos de pago y moneda. Si paga en USD, documenta FX en tu auxiliar. Caso frecuente: community manager en otro país sin SOW.

Pregunta explícita: ¿te retiene alguien cuando te paga? Anota la respuesta. No asumas el mismo trato que tu cliente corporativo te aplica a ti.

Cuando una empresa te retiene en Panamá, no significa que tú debas retener igual al VA. Depende de tu figura, de si eres agente de retención y de las reglas de DGI. Confirma con tu contador.

Si retienes, guarda el certificado y entérarlo en plazo. Retener y no enterar es el clásico de multa ante DGI.

Si no retienes, igual exige factura electrónica válido. El pago bancario sin comprobante no arregla tu deducción ni tu crédito de ITBMS.

Apoyo educativo: calculadora de retenciones y calculadora ISR con Panamá. No sustituyen la norma.

Bolsa 1: neto tuyo. Bolsa 2: impuestos estimados de tu factura al cliente. Bolsa 3: pago al subcontratista (honorarios + ITBMS si aplica). Mezclarlas es el error de temporada alta en Ciudad de Panamá.

El día que cobra el cliente, aparta impuestos y el fee del VA antes de “celebrar”. Usa apartado de impuestos.

Si el VA está en el exterior, documenta wire, fees y FX. No inventes un tipo de cambio “del día que me acordé”.

Reembolsos de stock o ads: sepáralos de honorarios. Un solo wire “por todo” ensucia ISR y ITBMS.

Por proyecto: SOW, factura electrónica del VA, comprobante de pago, certificado de retención si hubo, y nota de qué entregable cubrió. Carpeta por mes, no un drive eterno sin fechas.

Tabla auxiliar: fecha, proveedor, RUC del VA, monto, ITBMS, retención, neto, link al PDF, notas. Esa tabla alimenta la plantilla IVA/ITBIS freelancer como papel de trabajo educativo.

Guarda 24 meses o el plazo que indique tu contador en Panamá. Borrar “para liberar espacio” duele cuando llega el requerimiento.

Nombra archivos con período y nombre del VA, no “factura final 2”. Velocidad de respuesta también es cumplimiento ante DGI.

Mezclar reembolso de gastos con honorarios en un solo wire. Eso suele fallar en cruce de RUC en Panamá.

Tratar el ITBMS destacado como capital de giro. Gastar el bruto del cliente el mismo día. Confiar en “después mi amigo me factura”.

Usar la misma cuenta personal para honorarios del VA y gastos del hogar sin auxiliar. Cuando DGI pide evidencia, el chat no es libro.

Copiar el modelo laboral de otro país. Panamá no es “Latam genérico”: confirma en DGI.

Día 3–6: baja factura electrónica emitidos y recibidos del mes. Día 9–12: cruza pagos al VA con PDFs. Antes del vencimiento de ISR/ITBMS: revisa retenciones y auxiliar con tu contador.

Agenda el calendario tributario y el checklist fiscal mensual.

Si el VA entrega tarde el comprobante, no inventes el asiento “a ojo”: anota pendiente y cobra el documento antes del cierre.

Cierra con una frase: “este mes pagué X a subcontratistas con Y PDFs”. Esa frase evita el olvido del mes siguiente.

Lleva: régimen, RUC, lista de VAs del mes, montos, si retuviste, y si el cliente te retuvo a ti. Eso acorta la reunión en Ciudad de Panamá.

Pregunta: ¿debo retener al VA? ¿el gasto es deducible en mi figura? ¿dónde va en el auxiliar de ISR? Anota con fecha.

Si el VA está fuera de Panamá, pregunta tratamiento de gasto extranjero y soporte mínimo. No asumas que un invoice en inglés basta siempre.

Nompli no reemplaza esa conversación: te deja el ZIP listo. La firma ante DGI sigue siendo tuya.

Repite el ritual con disciplina: captura temprana, criterio escrito, archivo nominado y revisión antes del vencimiento. Este bloque refuerza el hábito sin inventar tasas. Palabra clave de seguimiento: subcontratar-panama variación 1.

Si delegas en un asistente, entrégales la misma regla y la carpeta del mes. Dos criterios distintos en el mismo período destruyen credibilidad ante una revisión. Mantén una sola fuente de verdad para subcontratar-panama.

Cuando dudes, documenta primero y consulta después con tu contador. Improvisar el día del envío es más caro que una reunión corta. Cierra el bloque 1 con decisión y fecha.

Usa herramientas educativas de Nompli solo como apoyo de caja y archivo. La decisión final y la transmisión oficial siguen en el portal de tu autoridad. No conviertas un estimado en liquidación.

Revisa extracto y PDF del mismo período: deben coincidir. Diferencias chicas sin nota se vuelven grandes en un requerimiento. Etiqueta el movimiento con subcontratar-panama-1.

Repite el ritual con disciplina: captura temprana, criterio escrito, archivo nominado y revisión antes del vencimiento. Este bloque refuerza el hábito sin inventar tasas. Palabra clave de seguimiento: subcontratar-panama variación 2.

Si delegas en un asistente, entrégales la misma regla y la carpeta del mes. Dos criterios distintos en el mismo período destruyen credibilidad ante una revisión. Mantén una sola fuente de verdad para subcontratar-panama.

Cuando dudes, documenta primero y consulta después con tu contador. Improvisar el día del envío es más caro que una reunión corta. Cierra el bloque 2 con decisión y fecha.

Usa herramientas educativas de Nompli solo como apoyo de caja y archivo. La decisión final y la transmisión oficial siguen en el portal de tu autoridad. No conviertas un estimado en liquidación.

Revisa extracto y PDF del mismo período: deben coincidir. Diferencias chicas sin nota se vuelven grandes en un requerimiento. Etiqueta el movimiento con subcontratar-panama-2.

Repite el ritual con disciplina: captura temprana, criterio escrito, archivo nominado y revisión antes del vencimiento. Este bloque refuerza el hábito sin inventar tasas. Palabra clave de seguimiento: subcontratar-panama variación 3.

Si delegas en un asistente, entrégales la misma regla y la carpeta del mes. Dos criterios distintos en el mismo período destruyen credibilidad ante una revisión. Mantén una sola fuente de verdad para subcontratar-panama.

Cuando dudes, documenta primero y consulta después con tu contador. Improvisar el día del envío es más caro que una reunión corta. Cierra el bloque 3 con decisión y fecha.

Usa herramientas educativas de Nompli solo como apoyo de caja y archivo. La decisión final y la transmisión oficial siguen en el portal de tu autoridad. No conviertas un estimado en liquidación.

Revisa extracto y PDF del mismo período: deben coincidir. Diferencias chicas sin nota se vuelven grandes en un requerimiento. Etiqueta el movimiento con subcontratar-panama-3.

Centraliza factura electrónica, checklist de cierre y recordatorios del calendario tributario. La transmisión oficial sigue en DGI.

Nompli no emite factura electrónica oficial, no presenta declaraciones y no fija si tu subcontratación es correcta en tu caso. Ordena captura y ritual.

Empieza por freelancers, checklist fiscal mensual y producto Nompli.

Contenido educativo para freelancers en Panamá. No sustituye asesoría ni las normas de DGI. Confirma en https://dgi.gob.pa.

Ejemplos e importes son ilustrativos. Nompli no emite factura electrónica, no declara y no asesora tasas oficiales.