Cómo juntar facturas manuales y electrónicas en el mismo mes

La búsqueda «facturación computarizada y electrónica» aparece en el tránsito: todavía hay dosificación o talonario, y ya hay factura electrónica. El riesgo no es técnico. Es contar la misma venta en los dos lados, o no contar la del talonario porque «ya todo es electrónico». El IVA y el IT del mes se arman con lo emitido de verdad, no con el sistema que te gusta más.

Esta guía no te dice si ya debías dejar el talonario ni presenta la declaración. El régimen de facturación lo confirma tu contador con el SIN. Lo que sí ordena es el mes híbrido: serie manual, serie electrónica, anuladas de cada una.

Nompli organiza el checklist, el calendario y el estimado. No emite la factura, no presenta IVA ni IT y no reemplaza a tu contador. El ritual de esos dos impuestos sigue siendo otro cierre. Aquí el problema es la doble fuente.

Anota la dosificación, si sigue vigente, el rango autorizado y el último número usado. Un talonario sin último número es un talonario que se puede repetir el mes que viene sin que nadie lo note. Si la dosificación venció a mitad de mes, la fecha de vencimiento va en la cabecera. Lo emitido después de esa fecha no se esconde: se lista como «emitido fuera de rango» para tu contador.

No arranques hojas para que la serie se vea continua.

Acción concreta: una foto o PDF del talonario con el último usado, el día del corte. La memoria no alcanza.

Mismo desde y hasta que el manual. Si el electrónico corre por la noche y el manual se cerró al mediodía, escribe las dos horas. Una venta cargada en los dos sistemas por el apuro de la transición se detecta comparando cliente, monto y fecha, no comparando totales.

El total electrónico solo no es la venta del mes mientras exista talonario vivo.

Acción concreta: los dos listados se nombran con el mes y la palabra manual o electrónica. «Ventas» a secas se pisa.

Ordena por monto y fecha. Si el mismo cliente y el mismo importe están en los dos listados el mismo día, no sumes. Marca posible duplicado y quédate con el documento que tu contador diga que vale, normalmente el que quedó válido en el sistema que corresponde. No borres el otro: márcalo anulado o no computable, con motivo.

Un duplicado sumado infla IVA e IT. Un original tirado a la basura los baja de menos.

Acción concreta: la hoja de duplicados puede estar vacía. Vacía y revisada es distinto de no revisada.

Anular en electrónico no anula una hoja de talonario. Y tachar una hoja no anula un XML. Cada anulación vive donde nació, con su número. El efecto en las ventas es uno solo, al final, sin doble resta.

Si la anulación manual no tiene constancia, no la des por hecha. La hoja sigue en «vigente dudosa».

Acción concreta: columna serie. Manual o electrónica. Sin serie, la fila no se suma.

Sumas lo vigente manual más lo vigente electrónico, menos duplicados ya decididos. Ese total es el que conversa con el IVA y con el IT. No armes dos estimados «por si acaso». Dos estimados son dos meses imaginarios.

Separa gravado y no gravado dentro de ese total si tu contador lo necesita para el IT. No lo dejes para después de haber tirado los listados.

Acción concreta: una página con tres cifras. Manual vigente, electrónica vigente, total único.

El estimado de IVA e IT usa esa página, no el banco. El banco no sabe de dosificación. Escribe la regla: «en este mes convivieron las dos series hasta el día X». El mes que viene, si ya solo hay electrónica, la regla cambia y se escribe de nuevo. No copies el híbrido por inercia.

Nompli puede guardar el estimado. No decide qué serie es válida.

Acción concreta: la regla cabe en cuatro líneas al pie de la página.

Tu contador recibe las tres piezas. Si solo le pasas el electrónico, el talonario desaparece. Si solo le pasas el talonario, el electrónico queda fuera del libro. Las dos omisiones duelen igual.

El día hábil anterior al vencimiento, lee el último número manual y el último electrónico. Si no puedes decirlos, el mes híbrido no está cerrado.

Acción concreta: carpeta del mes con tres archivos, no con un chat.

Si un local ya es electrónico y el otro sigue con talonario, no fuerces un solo listado nacional antes de cerrar cada local. Duplicar entre sucursales es más fácil cuando los montos se parecen. Cierra cada punto y después suma.

La dosificación es de un punto. No la «prestes» al otro local porque se acabaron las hojas. Eso se anota como incidente, no como solución.

Cuando el último talonario muera, guarda la baja o el fin de dosificación en la misma carpeta del mes. Dentro de un año nadie va a recordar por qué abril tenía dos series.

Durante la transición, elige un responsable del talonario y otro de la electrónica, aunque sea la misma persona con dos momentos del día. Si todos cargan en los dos lados «por las dudas», el duplicado es inevitable. El responsable del talonario anota el último número antes de irse. El de la electrónica exporta el listado a la misma hora. Sin esa hora común, una venta de las 18:00 cae en un sistema y la copia cae en el otro al día siguiente, y el filtro por fecha no la ve.

No uses el talonario como borrador de la factura electrónica. O sale en papel válido o sale electrónica. Las dos juntas, con el mismo monto y el mismo cliente, son el duplicado que infla IVA e IT. Si ya pasó, la corrección es anular una y dejar constancia, no borrar la fila para que el total quede prolijo. El total prolijo y falso es el que el SIN puede cruzar con el sistema electrónico y no con tu memoria.

Si un cliente te pide los dos comprobantes porque su contador no entiende la transición, no se los des. Explícale cuál es el válido y archiva el correo. Entregar los dos es invitar a que te retengan o te observen sobre una venta fantasma. Tu contador puede redactar esa explicación una vez. Tú la reutilizas. No la improvises en cada mostrador.

Cuando el mes híbrido termine, escribe en el calendario el primer mes solo electrónico y no vuelvas a sumar una hoja suelta «de emergencia» sin tratarla como incidente. Una hoja de emergencia sin número autorizado no es una venta menor: es un documento que tu contador tiene que ver antes de entrar al formulario. Nompli puede marcar esa fecha de corte. No decide si el talonario sigue vigente.

Si una sucursal migró y la otra no, cierra cada punto antes de sumar. Los montos parecidos entre locales son el duplicado más fácil de tragar. La dosificación de un punto no se presta al otro aunque se hayan acabado las hojas. Eso se anota como incidente, con fecha, y no como venta menor. Tu contador tiene que ver el incidente antes del formulario, no después de una observación del SIN. El incidente con fecha es parte del expediente del mes, igual que el listado electrónico. Sin fecha, el talonario de emergencia parece una venta normal. Con fecha, tu contador sabe que no entra al total vigente. Sin ese aviso, el IVA y el IT nacen inflados.

Pon hoy lado a lado el último número del talonario y el listado electrónico del mes, y marca duplicados antes de sumar. Deja el vencimiento en el calendario tributario y usa el checklist fiscal mensual para no cerrar con un solo sistema.