Guia de cumprimento fiscal para agências e freelancers que faturam para o exterior

Use este guia para fechar o mês no Brasil quando a agência ou você já emitiu a NFS-e de um serviço prestado a cliente no exterior. O trabalho agora é explicar o período: qual nota pertence a qual CNPJ, o que o banco creditou, como o câmbio fica em coluna própria e o que você pergunta ao contador sobre o ISS antes de tratar o serviço como exportação.

Deixe a emissão da nota no texto de emitir nota para o exterior. Quando o número já existe, volte para este fechamento. Confira o enquadramento federal na Receita Federal. A NFS-e nasce no sistema do município, ou no padrão nacional se a sua cidade já aderiu. São dois controles distintos. Escreva os dois no início do mês para não juntar ISS, PIS e COFINS só porque o extrato mostrou um depósito.

Separe dois dossiês antes de baixar o extrato. Em cada um, CNPJ, nome e a figura que o seu contador já escreveu: MEI, Simples Nacional, lucro presumido ou o regime que estiver valendo. Copie a frase. Se não lembra o regime, deixe em branco e pergunte. Não invente o dado para adiantar a reunião.

Reúna, para cada recebimento, a NFS-e, o contrato ou o pedido, o extrato e a comissão de quem intermediou o pagamento. Esses quatro papéis sustentam o mês. Um único total em reais, já líquido e já convertido com a cotação da manhã do fechamento, não substitui o dossiê. Os vencimentos do seu regime ficam no calendário tributário.

Separe as receitas da sociedade e as de quem fatura sozinho antes de revisar o banco. Se a agência emitiu com o CNPJ dela e você emitiu com o seu, são dois fechamentos. O cliente pode ser o mesmo. A NFS-e não. A conta em que o valor caiu prova o recebimento. Não escolhe o emitente.

Arquive cada nota no dossiê do CNPJ impresso nela. Leia o PDF antes de atribuir a receita. Se o emitente não estiver claro, separe o arquivo e confirme. Não o coloque no CNPJ que deixar o total do mês mais fácil de fechar.

Registre como crédito na conta errada o pagamento que entrou na sua conta pessoal por um serviço que a agência já faturou. Esse movimento não nasce como receita nova do seu CNPJ. Anote o número da NFS-e da sociedade ao lado, para ninguém somar de novo.

Divida o mês em dois trechos se a figura mudou neste período. Um trecho no MEI e outro na sociedade são dois fechamentos curtos. Não faça média. O teto do MEI e o que ele pode faturar ao exterior ficam como pergunta ao contador, sem número herdado de um ano anterior. O banco pode ser o mesmo. O CNPJ da nota é que manda. Exemplo. A sociedade fatura 2.000 dólares e você emite 800 dólares no seu CNPJ. Esses valores não se somam. A comissão de 30 dólares do recebimento da sociedade fica no dossiê dela. Não se subtrai do honorário para forçar que os totais coincidam.

Registre a NFS-e no dia da emissão e deixe a data do crédito em branco até o banco se mover. Cliente de fora paga a prazo. Se você anota só o dia em que os reais entraram, o mês da nota perde a receita e o mês do banco parece uma venda nova.

Escreva, na data da nota, o número da NFS-e, o código de serviço, o cliente, o país, a moeda e o valor. Escreva, na data do crédito, os reais que o extrato mostra, os dólares que de fato entraram e a comissão, com a data e o nome de quem a cobrou. O cliente deve o valor da nota. A comissão é o custo de receber. Não a esconda no valor do serviço para a conta mostrar um número só.

Descreva cada recebimento numa frase. Faturado e ainda sem crédito. Já recebido. Recebido, com uma diferença que precisa de explicação. Trate o adiantamento como registro próprio. Se o cliente mandou um valor antes de existir NFS-e, não o coloque dentro do honorário do mês seguinte. Amarre esse valor à nota no dia em que ela existir.

Deixe o saldo aberto quando o pagamento vier pela metade. Não feche a operação para o relatório parecer completo. Mantenha a nota cancelada, com a palavra cancelada e a data. Apagar o registro para a soma de dólares ficar redonda faz a prefeitura e você contarem documentos diferentes. O PDF pode sair da sua mesa. O número não sai do sistema. Exemplo. A NFS-e é de 2.000 dólares. O banco credita noutro dia o equivalente a 1.970 dólares. Os 30 dólares de comissão ficam numa linha própria, com a data. Não se subtraem do honorário.

Confirme com o seu contador, contrato na mesa, se o serviço é exportação antes de decidir o ISS. O país do e-mail não basta. Importa onde o resultado é usado, se há bem junto, qual é o código de serviço do município e o que o contador sustenta. Até essa frase estar escrita, não dê nome de tributo ao recebimento.

Reserve as palavras isento e tributado para quem assina, com a norma deste mês. Se o contador já confirmou por escrito um contrato que não mudou, guarde esse e-mail com o cliente. Se o alcance mudou, a confirmação antiga não serve para o trabalho novo. Peça o critério de novo.

Guarde o contrato ou o pedido, mesmo que seja um fio de e-mail, junto da NFS-e. Ali estão o alcance e a moeda. Sem isso, um crédito internacional é só um depósito. Com isso, o contador consegue falar de ISS e dos tributos federais com papel na mesa. Alinhe a descrição da nota com o contrato antes da reunião, se a nota saiu genérica e o contrato é específico.

Classifique como mercado interno o serviço usado no Brasil, ainda que a descrição da nota tenha saído em inglês ou que a matriz do cliente esteja fora. O idioma não muda a pasta. A pergunta útil é onde o trabalho é usado, não de onde sai a transferência. Para cada cliente novo de fora, junte três arquivos: contrato, NFS-e e comprovante. Se faltar um, o recebimento segue aberto. Exemplo. Um cliente no Brasil que pediu a nota em inglês continua no grupo interno se o serviço se consome aqui. Não mude o grupo para atender só o pedido de idioma.

Separe a conversa municipal da conversa federal. O ISS é do município de quem presta. Cada CNPJ fala com a prefeitura que corresponde ao local da prestação, com a regra de exportação de serviços daquela cidade. PIS, COFINS, IRPJ e CSLL, quando couberem no regime, são o relógio da Receita Federal. Não calcule um subtraindo o outro. Liste a NFS-e com o código de serviço. Ao lado, o que o contador já tiver dito sobre cada tributo. Se ele ainda não disse, fique sem número.

Não copie uma alíquota de um registro antigo. Alíquota de ISS muda por município e por serviço. O tratamento da exportação não decorre automaticamente do país do cliente. A mesma cautela vale para o federal. O Simples Nacional não se comporta como o lucro presumido, e o MEI não se comporta como os dois. O dossiê já trouxe o regime. Este passo não o recalcula e não transcreve um número de memória para o mês parecer oficial. Esta guia não publica alíquota.

Anote retenção só quando houver comprovante. O cliente estrangeiro não é fonte no Brasil. Não registre ISS retido nem IRRF se o único papel é o comprovante do banco. Se no mesmo mês uma empresa no Brasil reteve, essa retenção vive naquela nota, com o comprovante. Não espalhe o valor sobre os dólares de fora para a média parecer justa.

Deixe duas conversas debaixo de cada nota do exterior. A municipal: ISS ainda sem resposta, com o código de serviço da nota. A federal: tributos ainda sem resposta, com o regime escrito no dossiê. O checklist fiscal mensal coloca as duas na mesma vista, junto com o que ainda está sem contrato. Cada CNPJ leva a sua pergunta, mesmo que o cliente seja um só.

Registre o câmbio numa coluna própria, separado da receita do serviço. Receber do exterior no Brasil quase nunca é um depósito sem papel cambial. Às vezes o banco gera contrato de câmbio. Às vezes uma conta de pagamento credita reais direto e o contrato, se existe, aparece noutro lugar. Anote os fatos separados: dólares da NFS-e, dólares que de fato entraram, reais do dia do crédito e o número do contrato de câmbio, se o banco entregou um.

Deixe em branco a taxa do livro enquanto o contador não a indicar. Não converta a carteira inteira com a cotação da manhã do fechamento. A nota de um dia e a nota de outro dia não dividem o mesmo câmbio. Se a NFS-e já saiu com um valor em reais, respeite esse valor e não o reescreva quando o banco pagar diferente. A diferença é outra anotação. Não é desconto do cliente e não é receita extra. Esta guia não publica cotação oficial.

Trate a venda posterior dos dólares que ficaram na conta como outro momento. O primeiro é a receita do serviço. O segundo é a troca de moeda. Misturar os dois faz um dólar mais alto parecer mais faturamento. Não é. Guarde o extrato em moeda estrangeira e o extrato em reais. A conta do mês mostra dólares faturados, dólares recebidos, dólares ainda na conta e reais gerados no crédito ou na venda da moeda.

Siga a ordem. No dia da NFS-e, moeda e valor. No dia do crédito, reais, comissão e número do contrato de câmbio. Os dólares da comissão não entram na divisão que produz a taxa do banco. Se entram, a taxa fica distorcida e a comissão deixa de constar. Exemplo. A nota é de 2.000 dólares e a comissão é de 30. A taxa do banco sai dos 1.970 dólares e dos reais creditados naquela data. A taxa do livro pode ser outra. A diferença fica anotada.

Separe os gastos das receitas e, dentro dos gastos, o que foi pago fora do que foi pago no Brasil. Software, anúncio e um prestador que mora em outro país chegam em dólar, muitas vezes só com invoice. Guarde o invoice, a data e o que saiu do cartão ou da conta em reais. Esse papel pode sustentar despesa da atividade e não servir como crédito de ISS nem de tributo federal. Pergunte. Não force as duas funções.

Não subtraia uma assinatura em dólares dos reais creditados para fabricar um imposto menor. A receita continua no valor da NFS-e. O gasto continua no invoice, com a data e os reais do débito. Seu contador dirá o tratamento. Você entrega os dois papéis inteiros.

Exija NFS-e de terceiro quando a agência pagar um prestador no Brasil, ainda que o cliente final esteja no exterior. Pode haver retenção daqui. Não esconda esse pagamento dentro do invoice de fora. É despesa brasileira, com o próprio documento. Repassar dinheiro a um colaborador sem nota deixa o mês sem suporte, mesmo que o cliente estrangeiro esteja em dia.

Use a mesma lógica se você fatura sozinho e tem um cliente só. Muda a quantidade de arquivos, não o risco de um pagamento sem papel. Não jogue aluguel e ferramenta dentro da NFS-e para mostrar um líquido. O contador precisa ver a receita e o gasto em separado. Deixe vazio o dado que falta. Vazio significa que o papel não chegou. Não significa zero.

Chegue à reunião com os fatos do mês e com as perguntas abertas. Separar caixa em reais serve para você não ficar curto. Não serve para declarar. Se você separa com o critério que o contador passou no mês passado, diga que é daquele mês. Se o regime ou o volume mudou, não arraste. Alíquota antiga não entra na conversa para o número parecer oficial.

Não transforme a nota do exterior em exportação de serviços só porque o dinheiro cruzou fronteira. A frase é de quem assina, com o contrato na mesa. Você chega com o valor da NFS-e, a comissão em linha própria, os reais do dia do crédito, o número do contrato de câmbio se houve, e a taxa do livro em branco se ainda não te indicaram. O CNPJ da agência e o seu vão em dossiês distintos.

Faça três perguntas, cada uma com o arquivo ao lado. Se esta NFS-e é exportação de serviços e o que acontece com o ISS. Qual taxa de câmbio entra no livro, e em que data. Se a comissão é despesa ou menor valor do recebimento. Sem arquivo, a pergunta fica e o número não se inventa.

Dedique a primeira parte da hora aos contratos novos, os que ainda não têm resposta escrita. O resto abre quando uma cifra não tem de onde sair. Não chegue com ISS já multiplicado nem com PIS e COFINS já líquidos. Exemplo. Sociedade, 2.000 dólares na NFS-e. Comissão, 30 dólares. Reais do banco, os do extrato da data do crédito, calculados sobre 1.970 dólares. Quem fatura sozinho, 800 dólares noutro CNPJ. Esse é o material do fechamento.

Separe de novo o mês se você somou na mesma conta a NFS-e da sociedade e a de quem fatura sozinho porque o cliente pagou na conta que estava disponível. São dois CNPJ. O ISS olha o município de cada prestador. O contador da agência não usa a sua nota, e o seu não usa a da sociedade.

Deixe o ISS sem número até ter o contrato e a frase do contador. Afastar o imposto só porque o tomador não tem CPF nem CNPJ brasileiro fecha uma pergunta que ainda está aberta. O país do e-mail não basta.

Volte ao dia do crédito se você converteu o mês inteiro com a cotação do dia do fechamento e esqueceu os reais que o banco já creditou. O dia em que você fecha o mês não substitui a data da nota nem a data do crédito.

Arquive a NFS-e junto do suporte bancário. O banco prova o dinheiro. Não prova o documento fiscal. A prefeitura lê a nota. Mantenha a venda posterior de dólares para reais fora do faturamento do serviço. Chamar de exportação um serviço usado no Brasil só porque a nota saiu em inglês mistura mercado interno e serviço ao exterior.

Leve os dois dossiês, mesmo que a reunião seja no mesmo dia. Em cada um, as NFS-e do mês com código de serviço, moeda e valor original. Os reais creditados. A coluna de câmbio com o que o banco fez e, se já existir, a taxa que o contador indicou para o livro. Contratos dos clientes novos. Extrato em reais e, se existir, extrato na moeda estrangeira. O número de cada contrato de câmbio.

Apresente a comissão na linha dela, não já líquida num total que você escolheu. Apresente também a diferença entre os reais do banco e os reais de outra taxa. Clientes no Brasil ficam ao lado, sem somar as bases antes. O contador precisa ver a mistura. Não precisa de uma conta única que esconda o caminho.

Abra a reunião com o e-mail em que ele já tenha confirmado uma exportação de serviços de um contrato que segue igual. Em seguida, os contratos novos que ainda não têm essa frase. Essa lista ocupa a primeira parte da hora. O resto abre quando uma linha não fecha. Não leve um único total em reais já limpo de comissão e já convertido com uma cotação da manhã do fechamento.

Confirme o ISS com o seu contador, com o código do município e com o contrato. Depende do serviço, de onde o resultado é usado e do que se sustentar como exportação de serviços. O país do e-mail não basta. A transferência internacional não transforma a nota em exportação por si só.

Deixe o ISS dessa nota sem número até a confirmação escrita. A Receita Federal e a prefeitura não leem o mesmo papel, e nenhuma das duas aceita o comprovante bancário como único documento. CNPJ distintos podem ter municípios distintos. Cada um leva a sua pergunta.

Registre os reais do dia do crédito e os dólares que de fato entraram. A divisão desses dois é o câmbio do banco naquela data, e ele fica numa coluna própria. A comissão fica fora dessa conta. A taxa do livro é a que o contador indicar para a data que ele escolher. Se as duas não coincidem, a diferença fica anotada. Conserve as duas.

Leve à reunião a taxa do livro se a coluna seguir em branco. Não a preencha com a cotação da manhã do fechamento nem com um registro antigo. O dia do crédito manda. Esta guia não fixa cotação oficial. O dado válido é o que o contador confirmar para a data do fato.

Feche em separado quando os CNPJ são distintos. A sociedade emite e você emite por conta própria. São dois fechamentos e duas conversas, ainda que caibam no mesmo dia. Os valores não se somam. A conta bancária compartilhada não une os CNPJ.

Use um único fechamento só se a nota sair do mesmo CNPJ. O município de cada prestador também pode ser outro, e o ISS acompanha isso. Leve os dois dossiês. Um terceiro dossiê que misture as notas obriga o contador a pedir a separação de novo.