Activo fijo de uso mixto: casa y negocio en el mismo bien

Un activo de uso mixto es un bien que sirve para el negocio y también para uso personal. Los casos más comunes son la laptop, el celular, el vehículo y, a veces, un mueble de la casa que se usa para trabajar. No todo lo que está en la casa es del negocio. Y tampoco corresponde dejar en cero algo que sí se usa para trabajar.

La parte del negocio puede tratarse como activo fijo si el bien dura más de un año y tu contador está de acuerdo. La parte personal queda fuera. Para separarlas se usa un porcentaje, con una explicación de cómo se obtuvo.

Nompli no calcula ese porcentaje ni lo envía a la autoridad. Te ayuda a tener el checklist y el calendario para revisarlo cuando cambia tu forma de trabajar, no cada semana. La declaración la prepara tu contador.

El porcentaje tiene que salir de una medición, no de un número redondo elegido al cierre. En una laptop puedes comparar las horas de trabajo con las horas en que el equipo está en uso, durante una semana normal. No uses solo la semana de un proyecto nocturno y la conviertas en el año. En un vehículo, anota durante un mes completo qué salidas fueron de trabajo y cuáles personales, incluido el día en que no trabajaste.

Deja por escrito qué mediste, entre qué fechas y qué resultado dio. Si el resultado es 60 por ciento, no lo subas a 100 porque 60 parece bajo. Tampoco lo bajes a 50 si mediste otra cosa. Un porcentaje explicado es más útil que uno parejo.

No lo midas de nuevo cada mes si tu rutina no cambió. Revísalo cuando haya un cambio real: una mudanza, un local nuevo, un empleado que se llevó el equipo, o el fin del reparto con el vehículo familiar. Anota la fecha del cambio. No reescribas los meses anteriores.

La depreciación, cuando tu contador la confirme, se calcula sobre la parte del negocio, no sobre el precio entero, salvo que la norma de tu país indique otra cosa. Por eso no adelantes la cuenta con el cien por ciento «y después se ajusta». Después el ajuste se olvida.

La luz y el internet de la casa no son activos fijos. Son gastos del mes y también pueden ser compartidos. No los subas a la ficha del equipo para tenerlos juntos. Van en otra hoja. A veces el internet es en gran parte de trabajo y la luz es en gran parte de la casa. Un solo porcentaje para todo no siempre describe el uso.

Lo que se puede separar, se separa. Una laptop del negocio que no sale de la oficina no es de uso mixto, aunque tú trabajes en la casa con otro equipo. Son dos bienes y dos fichas. El sofá de la sala no se deprecia porque salga de fondo en una llamada. Una silla comprada para trabajar, con su factura, sí entra en la revisión.

Si de enero a mayo trabajaste en un local y desde junio trabajas en la casa, no uses un solo porcentaje para los doce meses. Son dos tramos, con dos notas. Tu contador ve cómo aplicarlos. Un promedio anual que no existió en ningún mes no describe el año.

Lo mismo pasa si el reparto diario pasó a un vehículo de la empresa y el carro familiar dejó de usarse para el negocio. El tramo anterior no se borra. El tramo nuevo empieza el día en que cambió el uso. Si el vehículo nuevo es solo del negocio, su ficha no necesita porcentaje.

Anota ese cambio en el calendario tributario. Sin esa fecha, en el cierre se usa el porcentaje que se recuerda, que suele ser el más alto.

Trabajar en un cuarto no convierte el comedor, la cama y el televisor en activos del negocio. Entran los bienes que compraste para el trabajo, con factura y con uso real. El alquiler y los servicios de la casa son otra conversación, de gasto y de proporción. Tu contador la confirma con la norma de tu país. No los registres como activo fijo para repartirlos en varios años.

Pintar un cuarto para trabajar no crea por sí solo un activo llamado oficina. Puede ser un gasto de la casa, un gasto del negocio en parte, o un monto que no conviene mover. Lleva las facturas y las fotos. No abras una ficha con el valor que crees que tiene el cuarto.

Si el contrato de alquiler está a tu nombre personal, eso no autoriza a pasar el alquiler completo como si la vivienda fuera el local. Describe el espacio de trabajo de forma concreta. «Trabajo aquí de 9 a 6 y en la noche la mesa es del comedor» es una base de horas. «Todo el departamento es la empresa» no se sostiene si la familia vive ahí.

Si un empleado se lleva una laptop del negocio, el bien sigue siendo del negocio. El uso puede dejar de ser solo laboral. Anota quién lo tiene y desde qué fecha. Un correo de entrega evita perder el equipo cuando la persona se va. El día de la salida, la laptop vuelve o se documenta que no volvió. No esperes al inventario de diciembre para preguntarlo.

Custodia y uso mixto no son lo mismo. La custodia dice quién tiene el bien. El uso mixto dice qué parte del uso es del negocio. Confundirlas hace que un equipo prestado parezca personal, o que un teléfono ajeno parezca de la empresa.

Deja la entrega en el mismo archivo del inventario, con el código del bien. Si la persona usa su propio celular para clientes, ese celular no se ficha. Un reembolso del plan es gasto, con el acuerdo escrito.

No pongas cien por ciento de negocio en un bien que también es personal. No pongas cero por no discutir, si hay uso de trabajo y estás dejando fuera un costo que corresponde. No uses porcentajes distintos en la depreciación, el internet y el combustible sin una frase que explique la diferencia. Y no cambies el porcentaje en diciembre porque el estimado no te gustó.

El estimado sirve para apartar caja. No es una perilla del impuesto. Si mueves el uso para mover el resultado, el papel deja de describir lo que ocurre. Tu contador no puede sostener eso frente a una pregunta simple sobre el fin de semana.

Si hay socios, el porcentaje se acuerda una vez y queda en un correo. El uso personal de un vehículo del negocio no es un detalle menor. Es uso mixto o es un acuerdo entre socios. Escribirlo evita la discusión de fin de año.

Código, descripción, factura, costo total, porcentaje del negocio, fecha desde la que aplica, cómo se midió y quién lo midió. Adjunta la hoja del mes de muestra. Sin ese anexo, el porcentaje es una opinión. Con el anexo, es una medición.

En el cierre, esta ficha entra al checklist de activos fijos junto con las altas y las bajas. Si el bien dejó de ser mixto, márcalo. No lo dejes en el grupo de «siempre fue así».

Un error frecuente es usar el mismo porcentaje para el dueño y para todos los empleados, aunque no trabajen igual. Si una persona usa el vehículo casi todo el día en reparto y otra solo lo toma los viernes, son dos usos. Si es el mismo vehículo, el porcentaje es el del vehículo, medido en el mes, no el promedio de las personas. Escribe quién lo usó en ese mes de muestra para que el número se pueda revisar. Si el año siguiente el reparto cambia de persona, se mide de nuevo. No se hereda el porcentaje del anterior por costumbre.

Guarda esa medición donde esté la factura, no en el teléfono de quien la hizo. Si esa persona sale de la empresa, el porcentaje tiene que seguir siendo explicable. Una hoja de un mes, con fechas y con el resultado, es suficiente. No hace falta un sistema de rastreo para una pyme pequeña. Hace falta que el número se pueda volver a leer el año siguiente.

No, si la rutina no cambió. Mides un período representativo, dejas el método escrito y lo revisas cuando haya un cambio grande. Medir cada mes para buscar el porcentaje más alto no produce un criterio estable. Tu contador puede trabajar con uno explicado y constante.

No. Entran los que se compraron para el trabajo y se usan para eso, con su comprobante. El resto de la casa sigue siendo personal. El espacio y los servicios se conversan aparte, como gasto y como proporción, no como activo fijo.