Impuestos al subcontratar otro freelancer 2026

Creces en San José o trabajas remoto desde Costa Rica, el inbox no cabe y contratas a un VA, diseñador o developer por fuera. La pregunta útil no es solo "cuánto le pago": es cómo facturan entre ustedes, quién retiene, qué factura electrónica pides y cómo no ensuciar tu expediente ante Hacienda.

Subcontratar, en este contexto, es pagar honorarios a otro independiente que aporta parte del entregable. No es lo mismo que meter a alguien en nómina, ni que "prestar" tu cédula para que otro cobre. Confundir esas tres cosas es el origen de la mayoría de los líos.

Esta guía ordena el circuito operativo para freelancers en Costa Rica: tres modelos de facturación, idea de retenciones, documentos, caja, riesgo laboral frente a independiente, errores frecuentes y un ejemplo numérico ilustrativo. No inventa alícuotas ni sustituye a tu contador.

Nompli organiza comprobantes, checklist y calendario; no emite factura electrónica oficial ni presenta ante Hacienda. Hub: freelancers. Confirma siempre en https://www.hacienda.go.cr.

Si ya tienes sociedad con tesorería formal, el mapa sigue sirviendo, pero los formularios y umbrales ante Hacienda pueden cambiar. El foco aquí es la persona física o el estudio chico que delega parte del trabajo.

Es para freelancers en Costa Rica que delegan parte del entregable a otro independiente, studios de una o dos personas, y creadores que pagan editores o community con factura.

No es la guía de una agencia con veinte empleados en planilla, ni de un marketplace que solo intermedia pagos. Tampoco autoriza disfrazar una relación laboral como "honorarios" para ahorrar aportes.

Tampoco autoriza "prestar" tu cédula para que otro cobre. Eso no es subcontratación; es un relato que no aguanta cruce en Costa Rica.

Si tu duda es solo cómo emitir tu propio factura electrónica al cliente final, esta nota ayuda de lado, pero el núcleo es el circuito entre tú y el subcontratista.

Modelo A (tú facturas al cliente): emites el factura electrónica por el 100% al cliente y el subcontratista te emite su factura electrónica a ti. Tú eres el prestador frente al cliente; el costo del VA es tu gasto, siempre que el soporte sea válido ante Hacienda.

Modelo B (cada quien factura): el cliente paga a cada uno por separado. Es más limpio si el cliente acepta dos facturas; suele haber más fricción comercial en San José, pero reduce el passthrough informal.

Modelo C (passthrough informal): el cliente te paga y tú le pasas plata al otro sin factura electrónica entre ustedes. Es el modelo que más duele en revisión en Costa Rica. Evítalo.

Elige el modelo antes de firmar el brief. Cambiar a mitad de sprint ensucia caja, comprobantes y el tratamiento de renta/IVA. Un SOW de una página que diga "quién factura a quién" vale más que un chat largo.

Si el cliente grande exige un solo cédula y tú quieres seguir siendo persona física, el Modelo A es el más frecuente. Solo funciona si el VA te factura a tiempo y con datos correctos.

Una retención es un anticipo o descuento fiscal que alguien aplica al pagar. Cuando una empresa te retiene en Costa Rica, no significa automáticamente que tú debas retener igual al VA. Depende de tu figura, de si eres agente de retención y de las reglas de Hacienda.

Si retienes, guarda el certificado o comprobante y entéralo en plazo. Retener y no enterar es el clásico de multa ante Hacienda. Si no retienes, igual exige factura electrónica válido: el pago bancario solo no arregla tu deducción ni tu crédito de IVA.

No copies un porcentaje "porque así lo hace el cliente grande". Pregunta a tu contador: ¿debo retener a este VA? ¿de renta, de IVA, de ambos, o de ninguno? Anota la respuesta con fecha.

Apoyo educativo: calculadora de retenciones y calculadora ISR con Costa Rica. No sustituyen la norma ni la liquidación oficial.

Si el VA está fuera de Costa Rica, el mapa de retenciones puede cambiar otra vez. No asumas que un invoice en inglés equivale a un factura electrónica local ni que "no hay nada que retener" sin criterio escrito.

Pide ID fiscal vigente (cédula), régimen o encuadre, constancia u opinión si Costa Rica la usa, y capacidad de emitir el factura electrónica correcto. Sin eso, el gasto es frágil ante Hacienda.

Arma un contrato o SOW corto: alcance, plazo, confidencialidad, quién es dueño del deliverable, y que trabaja como independiente. Un chat de WhatsApp no es expediente en Costa Rica.

Datos de pago y moneda. Si pagas en USD u otra divisa, documenta el tipo de cambio en tu auxiliar el día del movimiento (o la regla que use tu contador). Caso frecuente: un community manager en otro país sin SOW escrito.

Pregunta explícita: ¿alguien te retiene cuando te pagan? Anota la respuesta. No asumas el mismo trato que tu cliente corporativo te aplica a ti.

Guarda todo en una carpeta por proyecto o por mes: SOW, factura electrónica del VA, comprobante de pago, certificado de retención si hubo, y una nota de qué entregable cubrió. Nombra archivos con período y nombre del VA, no "factura final 2".

Bolsa 1: tu neto. Bolsa 2: impuestos estimados de tu factura al cliente. Bolsa 3: pago al subcontratista (honorarios más IVA si aplica). Mezclarlas es el error de temporada alta en San José.

El día que cobra el cliente, aparta impuestos y el fee del VA antes de celebrar. Usa apartado de impuestos como apoyo educativo de caja, no como liquidación oficial.

Si el VA está en el exterior, documenta wire, fees y FX. No inventes un tipo de cambio "del día que me acordé".

Reembolsos de stock, ads o herramientas: sepáralos de honorarios. Un solo wire "por todo" ensucia renta y IVA y deja al contador adivinando.

Si el cliente te retiene a ti y tú además pagas al VA, tu liquidez real es más chica de lo que parece el bruto. Anota ambos descuentos en la misma hoja para no gastar lo que no es tuyo.

Honorarios entre independientes no son lo mismo que una relación laboral. Si hay subordinación, horario fijo, herramientas del "empleador" y exclusividad de hecho, el relato de "freelancer" puede no sostenerse.

En Costa Rica, las reglas laborales y las fiscales se miran juntas cuando hay duda. Esta guía no resuelve un caso laboral concreto; te avisa que el riesgo existe y que conviene escribir independencia real en el SOW y en la práctica.

Señales de cuidado: pedirle al VA que trabaje solo en tu laptop, imponer horario de oficina completo, o presentarlo ante el cliente como "mi empleado". Si eso ocurre, habla con un profesional laboral además del contador.

El Modelo A (tú facturas al cliente) no convierte automáticamente al VA en tu empleado. Tampoco el Modelo B te absuelve si en la práctica mandas como jefe. Mira hechos, no solo el título del contrato.

Si dudas, documenta primero y consulta después. Improvisar el día del envío o del reclamo laboral suele salir más caro que una reunión corta.

Por proyecto o por mes: SOW, factura electrónica del VA, comprobante de pago, certificado de retención si hubo, y nota del entregable. Carpeta fechada, no un drive eterno sin fechas.

Tabla auxiliar: fecha, proveedor, cédula del VA, monto, IVA, retención, neto, link al PDF, notas. Esa tabla alimenta la plantilla IVA/ITBIS freelancer como papel de trabajo educativo.

Guarda el plazo de conservación que indique tu contador en Costa Rica. Borrar "para liberar espacio" duele cuando llega el requerimiento.

Velocidad de respuesta también es cumplimiento: si Hacienda pide evidencia, encontrar el PDF en dos minutos es parte de la defensa.

Si delegas la carpeta en un asistente, entrégale la misma regla. Dos criterios distintos en el mismo período destruyen credibilidad.

Supón que facturas a un cliente 2.000 unidades de moneda local por un proyecto (sin entrar aún en el detalle del IVA). Acuerdas Modelo A: tú emites el factura electrónica al cliente y contratas a un editor por 600.

El día del cobro, el cliente te deposita el neto (quizá menos una retención). Apartas: (1) estimado de renta/IVA de tu venta, (2) los 600 del editor, (3) lo que queda como tu neto. Solo después mueves dinero personal.

El editor te emite su factura electrónica por 600 (más IVA si corresponde). Guardas PDF, comprobante de pago y una nota: "edición video campaña X". Si retuviste, guardas el certificado y anotas el enteramiento.

Si en cambio le pasaste 600 por transferencia sin factura electrónica, el Modelo C informal te deja sin gasto defendible y con un egreso difícil de explicar. El ejemplo duele ahí, no en la tasa inventada.

Los montos son didácticos. Las alícuotas, umbrales y obligaciones reales de Costa Rica se confirman con tu contador y en https://www.hacienda.go.cr.

Mezclar reembolso de gastos con honorarios en un solo wire. Eso suele fallar en cruce de cédula en Costa Rica.

Tratar el IVA destacado como capital de giro. Gastar el bruto del cliente el mismo día. Confiar en "después mi amigo me factura".

Usar la misma cuenta personal para honorarios del VA y gastos del hogar sin auxiliar. Cuando Hacienda pide evidencia, el chat no es libro.

Copiar el modelo laboral o fiscal de otro país. Costa Rica no es "Latam genérico": confirma en Hacienda.

Cambiar de Modelo A a Modelo C a mitad de mes sin corte escrito. Duele porque el contador ve un hueco y te pide reconstruir el período.

Día 4 a 7: baja factura electrónica emitidos y recibidos del mes. Día 9 a 12: cruza pagos al VA con PDFs. Antes del vencimiento de renta/IVA: revisa retenciones y auxiliar con tu contador.

Agenda el calendario tributario y el checklist fiscal mensual.

Si el VA entrega tarde el comprobante, no inventes el asiento a ojo: anota pendiente y cobra el documento antes del cierre.

Cierra con una frase: "este mes pagué X a subcontratistas con Y PDFs". Esa frase evita el olvido del mes siguiente.

Si el volumen crece, no cambies el ritual: cambia la escala. Misma carpeta, misma tabla, mismos días de corte.

Lleva: régimen, cédula, lista de VAs del mes, montos, si retuviste, y si el cliente te retuvo a ti. Eso acorta la reunión en San José.

Pregunta: ¿debo retener al VA? ¿el gasto es deducible en mi figura? ¿dónde va en el auxiliar de renta? Anota con fecha.

Si el VA está fuera de Costa Rica, pregunta tratamiento de gasto extranjero y soporte mínimo. No asumas que un invoice en inglés basta siempre.

Nompli no reemplaza esa conversación: te deja el ZIP listo. La firma ante Hacienda sigue siendo tuya.

Centraliza factura electrónica, checklist de cierre y recordatorios del calendario tributario. La transmisión oficial sigue en Hacienda.

Nompli no emite factura electrónica oficial, no presenta declaraciones y no fija si tu subcontratación es correcta en tu caso. Ordena captura y ritual.

Empieza por freelancers, checklist fiscal mensual y producto Nompli.

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Ejemplos e importes son ilustrativos. Nompli no emite factura electrónica, no declara y no asesora tasas oficiales.